数据处理设备、具有数据处理功能的传真机、 与数据处理设备相关联的数据管理设备及计算机程序 【技术领域】
本发明涉及一种用于处理图像数据的数据处理设备、具有数据处理功能的传真机、用于管理将被数据处理设备处理的图像数据的数据管理设备、以及由数据处理设备、数据管理设备和传真机所采用的计算机程序。
背景技术
传统上，传真机以及其中安装有用于执行传真数据发送和接收的应用软件的个人计算机被作为数据处理设备。图像数据通过诸如调制解调器的通信单元从诸如公共电话线网络的外部网络获得，并且所获得的图像数据用该数据处理设备进行处理。
此外，现已存在一种图像数据接收处理方法，在该方法中，接收的数据相继被存储在存储器(RAM)中所准备的工作区中，并且在图像数据接收定期或正常结束时，已存储在存储器中的图像数据被提供给预定的处理(例如打印处理)。
在传真机具有降低的存储容量的情况下，如果其数量超过降低的存储容量的传真数据被从外部传真机发送给具有降低的存储容量地传真机，则数据接收不能正常结束。为了避免这个缺点，根据在公开号为Hei-4-8055的日本专利申请中所描述的发明，如果剩余存储容量没有大于预定量，则存储在存储器中的接收数据被暂时转移至通过接口而连接至该传真机的外部主设备的硬盘或其它存储单元。
提出上述技术是为了在传真机具有降低的存储容量的情况下使传真数据的接收正常化。如果采用这种数据转移技术，则可以在外部主设备上检查传真数据，如公开号为2001-282694的日本专利申请中所描述。
但是，在传统的设备中，为了使外部主设备能够检查传真数据，必须在外部主设备上安装用于实现传真数据的检查的适当应用软件，并且该传真机也必须安装与该适当应用软件兼容的应用软件。
这种应用软件需要复杂的双向协议，因此，该软件的结构很复杂，并且需要较多的时间和精力来开发。此外，在外部主设备与传真机之间的通信需要延长的时间段。
【发明内容】
本发明的基本目的是提供一种数据处理设备、传真机和程序，其能够通过通信设备只把经由网络而接收的图像数据中所选择的图像数据发送至终端设备，所选择的图像数据是终端设备的用户所需的数据，即使该终端设备没有安装适当的应用软件也能够实现。
本发明的另一目的是在获得上述基本目的同时通过利用数据处理设备中的资源来低成本地制造数据处理设备和传真机。
本发明的另一目的是提供一种数据管理设备和其中所使用的程序，其能够管理将在数据处理设备中处理的图像数据。
本发明的这些和其它目的将通过一种被连接至终端设备并与其通信的数据处理设备来实现，其包括：存储单元、识别设置单元、通信单元、数据获取单元、转换单元以及写入单元。存储单元包括在其中存储图像数据的图像数据存储区域。识别设置单元使终端设备能够把存储单元中的图像数据存储区域识别为外存储设备，以使终端设备能够访问图像数据存储区域。通信单元通过外部网络被连接至终端设备。数据获取单元获取经由通信单元从外部网络接收的图像数据。转换单元把数据获取单元通过通信单元而获取的图像数据转换为其格式与终端设备兼容的图像数据。写入单元把由转换单元所转换的图像数据写入图像数据存储区域。
在本发明的另一方面中，提供了一种传真机，其包括：读取原始文档的图像的扫描单元、通信单元、存储单元、识别设置单元、数据获取单元、转换单元和写入单元。
在本发明的另一方面中，提供了一种结合数据处理设备而使用的数据管理设备。该数据管理设备包括：存储图像数据的非易失性存储介质、判断单元、复制单元和删除单元。判断单元判断图像数据是否已存储在数据处理设备的外存储设备中。如果判断单元判断图像数据已存储在外存储设备中，则复制单元把存储在外存储设备中的图像数据写入非易失性存储介质中。在复制单元把图像数据写入非易失性存储介质中之后，删除单元把已存储在外存储设备中的图像数据从外存储设备中删除。
在本发明的另一方面中，提供了一种存储用于允许传真机作为数据处理设备的程序的存储介质，该传真机包括通过外部网络连接至终端设备的通信单元，以及存储单元包括其中存储图像数据的图像数据存储区域。该程序至少包含第一至第四程序。第一程序使终端设备能够把存储器中的图像数据存储区域识别为外存储设备，以使终端设备能够访问图像数据存储区域。第二程序获取经由通信单元从外部网络接收的图像数据。第三程序把通过通信单元而获取的图像数据转换为其格式与终端设备兼容的图像数据。第四程序把由转换单元所转换的图像数据写入图像数据存储区域。
在本发明的另一方面中，提供了一种存储介质，其存储用于允许个人计算机作为数据管理设备以结合数据处理设备而使用的的程序。该个人计算机包括：存储图像数据的非易失性存储介质。该程序包含第一至第三程序。第一程序判断图像数据是否已存储在数据处理设备的外存储设备中。如果图像数据已存储在外存储设备中，则第二程序把存储在外存储设备中的图像数据复制入非易失性存储介质中。在把图像数据复制入非易失性存储介质中之后，第三程序把已存储在外存储设备中的图像数据从外存储设备中删除。
【附图说明】
在附图中：
图1是示出了向其应用了本发明的数字多功能设备和个人计算机的结构的框图；
图2是示出了RAM12的结构的解释性框图；
图3是示出了由数字多功能设备中的CPU所执行的切换处理的步骤的流程图；
图4是示出了由CPU所执行的识别设置处理的步骤的流程图；
图5是示出了由CPU所执行的传真接收处理的步骤的流程图；
图6是示出了由CPU所执行的第一图像形成处理的步骤的流程图；
图7是示出了由CPU所执行的转换/写入处理的步骤的流程图；
图8是示出了日志文件的结构的解释性框图；
图9是示出了由CPU所执行的模式选择处理的步骤的流程图；
图10是示出了由CPU所执行的第二图像形成处理的步骤的流程图；
图11是示出了由CPU所执行的第一传真发送处理的步骤的流程图；
图12是示出了由CPU所执行的第二传真发送处理的步骤的流程图；
图13是示出了由CPU所执行的邮件发送处理的步骤的流程图；
图14是示出了由作为连接至数字多功能设备的终端设备的个人计算机中的CPU所执行的数据读取处理的步骤的流程图；以及
图15是示出了由个人计算机的CPU所执行的终端侧传真发送处理的步骤的流程图。
【具体实施方式】
接下来将参考附图对本发明的优选实施例进行描述。图1示出了作为向其应用了本发明的传真机的数字多功能识别(MFC)1和作为终端设备的个人计算机(PC)50的结构。
数字多功能设备1包括用于执行该设备的综合控制的CPU10以及用于存储CPU10的运行所需的程序、数据等的存储器(ROM11和RAM12)。CPU10经由总线13控制该设备的各个元件，例如扫描单元21、打印单元23以及线路控制单元25，以实现传真功能、打印功能、拷贝功能等。
扫描单元21从用于传真发送(即传真数据的发送)、拷贝等的原始文档扫描图像内容。扫描单元21获取原始文档，在其上面，文本、图形等的图像从数字多功能设备1的纸张供应盘(未示出)形成。然后，扫描单元21从原件上光学扫描图像，并形成作为扫描结果的图像数据。
打印单元23起到图像形成单元的作用，用于在记录纸上形成(打印)彩色图像或单色图像。当用于打印的图像数据从外部输入时，打印单元23根据图像数据在记录纸上形成图像。
线路控制单元25执行诸如把拨打信号发送至公共电话网络和响应来自公共电话网络的呼叫信号的处理。线路控制单元25被经由安装在建筑物中的电话线连接至作为外部网络的公共电话网络，并且经由该公共电话网络在与外部通信终端(传真机5、电话终端等)之间发送和接收传真数据、语音通信等。
此外，连接至线路控制单元25的调制解调器27起到把传真数据转换为将经由公共电话网络而发送的通信信号的作用并且通过对从公共电话网络而接收的信号进行解调的方式来提取出传真数据。此外，手持设备26被连接至线路控制单元25，以在数字多功能设备1中实现与外部电话终端的语音通信。
数字多功能设备1还包括液晶显示屏28、具有多个操作键的操作单元29等。当通过用户操作在操作单元29上输入各种命令时，CPU10执行对应于命令类型的处理。
例如，如果从操作单元29输入传真发送命令，则数字多功能设备1通过使用扫描单元21光学扫描来自原始文档的图像来生成传真数据。然后，数字多功能设备1经由调制解调器27和线路控制单元25把所生成的传真数据发送至连接至公共电话网络的外部传真机5。此外，当从传真机5收到传真数据时，数字多功能设备1经由线路控制单元25和调制解调器27来获取传真数据并且控制打印单元23，以根据该传真数据来形成图像(传真功能)。
当从操作单元29输入拷贝命令时，数字多功能设备1使用扫描单元21来扫描来自原件的图像，把这个图像数据输入打印单元23，并且控制打印单元23，以根据这个图像数据在记录纸上形成图像(拷贝功能)。
数字多功能设备1还包括用于实现免提功能的语音输入/输出单元31。语音输入/输出单元31包括麦克风31a、扬声器31b以及用于驱动麦克风31a和扬声器31b的驱动电路31c。数字多功能设备1还包括介质驱动器35，其用于从诸如Compact Flash(微型闪存)(注册商标)卡等的存储卡33读取各种数据并向其写入各种数据。
数字多功能设备1还包括USB(通用串行总线)接口37和LAN(局域网)接口39。当经由USB接口37从外部个人计算机50或经由LAN接口39从连接至LAN或互联网的个人计算机接收图像数据时，数字多功能设备1引导打印单元23根据这个图像数据在记录纸上形成图像(打印功能)。
数字多功能设备1具有虚拟驱动功能，其允许连接至USB接口37的个人计算机50把RAM12(下面所述的虚拟驱动区域12d)的区域识别为外存储设备并允许个人计算机50访问这个区域。
RAM12主要由系统区域12a、工作区域12b、用户区域12c和虚拟驱动区域12d构成。图2(a)是示出了当虚拟驱动功能被打开时RAM12中的结构的解释性框图。图2(b)时示出了当虚拟驱动功能被关闭时RAM12中的结构的解释性框图。
系统区域12a是用于执行用于数字多功能设备1的基本管理和操作的程序的存储空间。工作区域12b是用于执行数字多功能设备1所处理的各种功能的存储空间。用户区域12c是用于暂存诸如经由线路控制单元25、USB接口37、LAN接口39等从外部获取的传真数据的图像数据的存储空间。虚拟驱动区域12d是个人计算机50能够把其识别为外存储设备的存储空间。
虚拟驱动区域12d只在虚拟驱动功能打开的时候建立。当虚拟驱动功能关闭时，对应于虚拟存储器区域12d的内容空间被用作用户区域12c。虚拟驱动区域12d具有树型文件夹结构(称为目录)，其中，文件夹数据文件被归类并存储。
切换虚拟驱动功能(打开/关闭)以如图3所示的切换处理和如图4所示的识别设置处理来实现。图3是示出了当从操作单元29输入切换命令时由CPU10所执行的切换处理的流程图。在图3中，第一模式采用接收的传真数据没有被记录而是转移至PC的操作模式，第二模式采用接收的传真数据被记录并且被转移至PC的操作模式。第三模式是接收的传真数据被记录但没有转移至PC的操作模式。图4是示出了由CPU10一直重复执行的识别设置处理的流程图。
当从操作单元29输入切换命令时，CPU10确定该切换命令表示在第一模式至第三模式中的哪一种模式(S100)。如果切换命令被确定为用于切换至第一模式的命令，则CPU10把用于传真数据的接收/打印功能设置为关闭(S111)并把虚拟驱动功能设置为打开(S113)。在此，用于传真数据的接收/打印功能是用于快速且自动打印经由线路控制单元25从外部接收的传真数据而没有提示用户进行打印确认的功能。
当S113中的处理结束时，CPU10在RAM12中建立虚拟驱动区域12d并在虚拟驱动区域12d中建立用于归类和存储各种数据的多个文件夹(S115)。具体地说，优选实施例中的CPU10建立用于存储用于打印的图像数据的第一文件夹、用于存储用于传真发送的图像数据的第二文件夹、用于存储用于电子邮件发送的图像数据的第三文件夹，以及用于存储经由线路控制单元25接收的传真数据的第四文件夹。在建立了多个文件夹之后，CPU10结束该处理。
但是，如果在S100中该切换命令被确定为用于切换至第二模式的命令，则CPU10把用于传真数据的接收/打印功能设置为打开(S121)并把虚拟驱动功能设置为打开(S123)。在S125中，CPU10在RAM12中建立虚拟驱动区域12d并在虚拟驱动区域12d中建立多个文件夹。如果已建立了虚拟驱动区域12d，则跳过S125的处理。然后，CPU10结束该切换处理。
此外，如果在S100中该切换命令被确定为用于切换至第三模式的命令，则CPU10把用于传真数据的接收/打印功能设置为打开(S131)并把虚拟驱动功能设置为关闭(S133)。然后，CPU10清除RAM12中所分配的虚拟驱动区域12d并把该存储空间分配给用户区域12c(S135)。然后，CPU10结束该切换处理。
接下来对识别设置处理(参见图4)进行描述。当执行识别设置处理时，CPU10一直等待到用于确认与USB设备相关的操作的询问信号被从个人计算机50发送出(S210)。
具体地说，Windows(注册商标)及其它操作系统被配置成以若干秒的间隔从USB接口58发送“TEST UNIT READY(测试单元就绪)”命令，作为用于确认与USB设备相关的操作的询问信号。如果CPU10确定“TEST UNIT READY”命令已通过USB接口58和37从个人计算机50发送出(S210：是)，则CPU10判断虚拟驱动功能是否打开(S220)。
如果CPU10确定虚拟驱动功能关闭(S220：否)，则通过经由USB接口37发送表示虚拟驱动还不可以运行的“NOT READY(未就绪)”命令至个人计算机50的方式，CPU10阻止个人计算机50把RAM12中的虚拟驱动区域12d识别为外存储设备(S230)。
但是，如果CPU10确定虚拟驱动功能打开(S220：是)，则通过经由USB接口37发送表示虚拟驱动已可以运行的“READY(就绪)”命令至个人计算机50的方式，CPU10使个人计算机50把虚拟驱动区域12d识别为外存储设备(S240)。在完成这个处理之后，CPU10结束识别设置处理。
接下来对数字多功能设备1所执行的传真接收处理进行描述。图5是示出了由CPU10重复执行的传真接收处理的流程图。
在开始传真接收处理时，CPU10一直等待到已经由公共电话网络建立了从传真机5到线路控制单元25的连接(S310)。当建立了从传真机5到线路控制单元25的连接时(S310：是)，然后在S320中，CPU10确定接收/打印功能是否打开。
如果CPU10确定接收/打印功能已打开(S320：是)，CPU10则开始执行如图6所示的第一图像形成处理(S325)并进行到S330中的处理。但是，如果CPU10确定接收/打印功能关闭(S320：否)，CPU10则没有执行第一图像形成处理而进行到S330。
在S330中，CPU10确定虚拟驱动功能是否打开。如果CPU10确定虚拟驱动功能已打开(S330：是)，CPU10则开始执行如图7所示的转换/写入处理(S335)并且之后进行到S340中的处理。但是，如果CPU10确定虚拟驱动功能关闭(S330：否)，CPU10则没有执行转换/写入处理而进行到S340。
在S340中，CPU10确定是否已获取够一页的经由线路控制单元25和调制解调器27从外部传真机发送的传真数据。如果还没有获取够一页的数据(S340：否)，CPU10则继续从调制解调器27获取传真数据并把该数据写入用户区域12c(S350)，直到已获取够一页的传真数据为止(直到在S340中的判断为“是”)。
当已向用户区域12c写入够一页的传真数据时，CPU10在S340中判断为“是”并在S360中判断是否已获得所有页的传真数据(换言之，传真机5是否已结束传真数据的发送)。
如果此时还没有获得所有页的传真数据(S360：否)，CPU10则返回至S340，从调制解调器27获取传真数据的下一页并把该数据写入用户区域12c。但是，如果CPU10在S360中确定已获取所有页的传真数据(S360：是)，则结束传真接收处理。
接下来对在S325开始的第一图像形成处理进行描述。图6是示出了CPU10与传真接收处理并行执行的第一图像形成处理的流程图。
当开始执行第一图像形成处理时，CPU10从用户区域12c读取在传真接收处理中写入用户区域12c的传真数据(S410)。数据的读取可以在已在传真接收处理中写入够一页的传真数据之后或者在已写入多页的传真数据之后。传真数据的读取也可以无需等待已写入够一页的传真数据。
在读出传真数据之后，CPU10把该数据输入打印单元23并控制打印单元23，以根据该传真数据在记录纸上形成(打印)图像(S420)。然后，CPU10确定是否已打印所有页的传真数据(S430)。如果CPU10确定还没完成打印(S430：否)，CPU10则继续从用户区域12c中读出在传真接收处理中所写入的传真数据(S410)并执行上述的打印处理(S420)。在已打印了所有页的传真数据之后(S430：是)，结束第一图像形成处理。
接下来对在S335开始的转换/写入处理进行描述。图7是示出了CPU10与传真接收处理并行执行的转换/写入处理的流程图。
当开始执行转换/写入处理时，CPU10一直等待到收到够一页的传真数据以及到该数据被写入用户区域12c中(S510)。在已向用户区域12c写入够一页的传真数据之后，CPU10在S510中判断为“是”并从用户区域12c读出该传真数据(S520)。
然后，CPU10确定该传真数据是彩色图像数据还是单色图像数据(S530)。如果CPU10确定该传真数据是彩色图像数据(S530：是)，CPU10则把传真数据转换为可移植文档格式的图像数据(PDFS540)。
由于传真数据一般通过修正霍夫曼(MH)方法进行编码，所以，在S540中，CPU10把MH格式的图像数据转换为PDF格式的图像数据，其是可由个人计算机50使用的图像格式且其中可以嵌入描述多个页的排列方式的数据。
但是，如果CPU10在S530中确定该传真数据是单色图像数据(S530：否)，CPU10则把传真数据转换为标签图像文件格式的图像数据(TIFF)，其是可由个人计算机50使用的图像格式且其中可以嵌入描述多个页的排列方式的数据(S545)。TIFF格式的图像数据存储了描述多个页的排列方式的数据(标签)和用于每页的图像数据。
在通过这种方式已转换了图像数据之后，CPU10把上述已转换的PDF格式或TIFF格式的图像数据写入用户区域12c(S550)。然后，CPU10确定是否已把所有页的传真数据转换为图像数据(S560)。如果CPU10确定所有页并没有都已转换(S560：否)，CPU10则返回至S510，从用户区域12c读出传真数据的下一页(S520)，并且把该数据转换为PDF或TIFF格式(S540或S550)。此时，该下一页的图像数据与前一页的图像数据组合，以形成单个图像数据(PDF或TIFF格式的图像数据)。接下来，CPU10把转换的图像数据写入用户区域12c(S550)。
当CPU10确定所有页的数据都已转换时(S560：是)，CPU10则为刚接收的传真数据生成通信历史数据。CPU10通过向其写入该通信历史数据来更新日志文件(S570)。
图8是示出了日志文件的结构的解释性框图。该日志文件以广泛通用且与个人计算机50兼容的逗号分隔值(CSV)格式来存储数据。该日志文件被存储在工作区域12b中。
CPU10根据从线路控制单元25和调制解调器27接收传真数据的结果来生成通信历史数据并把该数据添加到日志文件中。通信历史数据包括关于接收日期、接收时间、通信类型、发送源、通信长度、收到的页数、通信结果的类型以及接收数据的文件名称的数据。该日志文件在每次接收传真数据的时候更新。因此，日志文件为多次通信存储通信历史数据。
通信历史数据不仅在接收传真数据的时候还在发送传真数据的时候被写入日志文件。用于传真发送的通信历史记录包括关于发送日期、发送时间、通信类型、发送目的地、通信长度、发送的页数、通信结果的类型以及发送数据的文件名称的数据。与上述通信类型相关的数据用于区分不同类型的通信。例如，字符“Rx”被附到用于接收传真的通信历史数据上(当接收传真数据的时候)，作为表示通信类型的数据，而字符“Tx”被附到用于发送传真的通信历史数据上。通信结果的类型是表示通信是否正常执行的数据。如果通信结束正常，则向日志文件添加字符“OK(正常)”。
在更新日志文件之后，在S580中，CPU10把转换的图像数据写入虚拟驱动区域12d中的第四文件夹中。在S590中，CPU10把更新的日志文件写入虚拟驱动区域12d中，然后结束转换/写入处理。
上述对数字多功能设备1的操作的描述针对于传真接收。当个人计算机50在虚拟驱动功能打开期间把图像数据写入虚拟驱动区域12d中时，数字多功能设备1从虚拟驱动区域12d中读出该图像数据并在该图像数据上执行指定的处理，例如打印处理、传真发送处理或邮件发送处理。
接下来对当图像数据从个人计算机50写入虚拟驱动区域12d中时由CPU10所执行的处理进行描述。CPU10根据图像数据已被写入其中的文件夹类型来选择多个处理模式中的一个，并且在图像数据上执行与该模式一致的指定处理。图9是示出了当虚拟驱动功能打开时由CPU10一直重复执行的模式选择处理的流程图。
当执行模式选择处理时，CPU10确定个人计算机50是否已通过USB接口37把数据写入虚拟驱动区域12d中(S610)。如果CPU10确定数据已被写入，CPU10则确定该数据已被写入虚拟驱动区域12d中的第一至第三文件夹中的哪一个(S620)。
如果CPU10确定该数据已被写入第一文件夹中，CPU10则进行到S630的处理并执行如图10所示的第二图像形成处理。在完成第二图像形成处理之后，结束该模式选择处理。
图10是示出了由CPU10所执行的第二图像形成处理的流程图。当执行第二图像形成处理时，CPU10读取存储在虚拟驱动区域12d的第一文件夹中的图像数据(S631)。接下来，CPU10把该图像数据转换为打印单元23能够形成图像的打印数据(S632)。CPU10把该打印数据输入打印单元23中并控制打印单元23，以根据打印数据在记录纸上形成图像(S633：打印处理)。在完成打印之后，CPU10从虚拟驱动区域12d中删除打印所使用的该图像数据(S634)并结束第二图像形成处理。
但是，如果CPU10在S620中确定该数据已被写入第二文件夹中，CPU10则执行如图11所示的第一传真发送处理(S640)。在完成第一传真发送处理之后，CPU10结束模式选择处理。
图11是示出了由CPU10所执行的第一传真发送处理的流程图。当执行第一传真发送处理时，CPU10确定是否已都在第二文件夹中存储了传真发送所需的所有数据(S641)。传真发送所需的数据包括用于发送的图像数据(传真数据)和存储了目的地数据和发送时间数据的发送说明文件。如果还未存在所有所需的数据(S641：否)，CPU10则立即结束第一传真发送处理。
但是，如果在第二文件夹中已存储了所有所需的数据(S641：是)，CPU10则从第二文件夹中读出图像数据和附到该图像数据上的发送说明文件(S642)。然后，CPU10分析发送说明文件并确定关于该图像数据的发送目的地和发送时间(传真数据；S643)。在此，存储在发送说明文件中的目的地数据是表示发送目的地的电话号码等的发送目的地数据。存储在该文件中的发送时间数据是表示发送的时间的数据(日期、时、分等)。
接下来，CPU10把图像数据(传真数据)以及发送目的地数据和发送时间数据输入队列中(S644)。在把数据输入队列中之后，CPU10从虚拟驱动区域12d中删除关于这个输入的图像数据和对应于该图像数据的发送说明文件(S645)，并且结束第一传真发送处理。
输入队列中的传真数据在如图12所示的第二传真发送处理期间被发送至指定目的地上的传真机5。图12是示出了由CPU10一直重复执行的第二传真发送处理的流程图。
当执行第二传真发送处理时，CPU10确定传真数据是否已被输入队列中(S651)。如果CPU10确定传真数据还没有被输入队列中(S651：否)，CPU10则一直等待到传真数据已被输入队列中。
但是，当CPU10确定传真数据已被输入队列中(S651：是)时，CPU10根据被输入具有该传真数据的队列中的发送时间数据来确定关于该传真数据的发送时间是否已过(S652)。如果CPU10确定发送时间已过(S652：是)，CPU10则根据目的地数据把其发送时间已过的传真数据经由线路控制单元25发送至在第一传真发送处理中指定的目的地上的传真机5(即，对应于传真目的地数据的目的地；S653)。
然后，CPU10从队列中删除用于发送的传真数据，根据线路控制单元25的发送结果来生成上述的通信历史数据，并且通过把该数据向其写入来更新日志文件(S654)。接下来，CPU10把日志文件写入虚拟驱动区域12d中(S656)并结束第二传真发送处理。
此外，如果CPU10在模式选择处理的S620中确定该数据已被写入第三文件夹中，CPU10则执行如图13所示的邮件发送处理(S660)。在完成邮件发送处理之后，CPU10结束模式选择处理。图13是示出了由CPU10所执行的邮件发送处理的流程图。
当开始执行邮件发送处理时，CPU10确定发送电子邮件所需的数据是否已存储在第三文件夹中(S661)。在优选实施例中，发送电子邮件所需的数据包括附到电子邮件上的图像数据和包括目的地数据等的发送说明文件。如果CPU10确定还未存在所需的数据(S661：否)，CPU10则立即结束邮件发送处理。
但是，如果CPU10确定在第三文件夹中存在所有所需的数据(S661：是)，CPU10则从第三文件夹中读出图像数据和发送说明文件(S662)。接下来，CPU10分析发送说明文件并确定电子邮件的发送目的地(S663)。发送说明文件包括表示电子邮件地址等的数据，作为表示发送目的地的目的地数据。
然后，CPU10把图像数据转换为电子邮件格式的数据(S664)，并且把电子邮件格式的图像数据经由LAN接口39和互联网上的邮件(SMTP)服务器7发送至由发送说明文件中的目的地数据所表示的目的地(S665)。此外，CPU10从虚拟驱动区域12d中删除发送所用的图像数据和对应于该图像数据的发送说明文件(S666)并且结束邮件发送处理。
上面已描述了根据优选实施例的数字多功能设备1的结构，接下来将对经由USB接口37连接至数字多功能设备1并与其通信的个人计算机50的结构和操作进行描述。
个人计算机50在本技术领域中已众所周知且包括CPU51、ROM52、RAM53、硬盘54、显示屏55、键盘56、鼠标57、USB接口58以及CD-ROM驱动器59。个人计算机50由诸如Windows(注册商标)的具有支持USB的即插即用功能的操作系统操作。
连接至USB接口58的USB设备(数字多功能设备1)由个人计算机50的操作系统检测并自动识别。具体地说，数字多功能设备1的虚拟驱动区域12d被OS的即插即用功能识别为个人计算机50的外存储设备。
用于引导CPU51执行所下面所描述的数据读取处理和终端侧传真发送处理的程序可以由用户可选地安置在个人计算机50上。
用于数据读取处理的程序起到管理存储在数字多功能设备1的虚拟驱动区域12d中的各种数据的作用。当这个程序被安装在个人计算机50上时，个人计算机50起到数据管理设备的作用。
图14示出了由个人计算机50的CPU51所执行的数据读取处理的流程图。CPU51一直重复执行这个数据读取处理。
当执行数据读取处理时，CPU51一直等待到预定间隔已过(S710)。在预定间隔过去之后(S710：是)，在S720中，CPU51确定图像数据是否已被写入虚拟驱动区域12d中的第四文件夹中。如果CPU51确定图像数据还没有被写入第四文件夹中(S720：否)，CPU51则返回至S710并且再次等待到预定间隔已过。
但是，如果CPU51确定图像数据已被写入第四文件夹中(S720：是)，CPU51则进行到S730中并把数据写入设置在个人计算机50中的作为非易失性存储介质的硬盘54上的第四文件夹中。此时，图像数据被写入已由用户预设的硬盘54上的指定文件夹中(S730)。如果该写入正常结束，CPU51则从虚拟驱动区域12d中删除第四文件夹中的该数据(S740)。然后，结束数据读取处理。
通过这个数据读取处理，当电源关闭时将会丢失的虚拟驱动区域中的图像数据被转移到非易失性存储介质中。因此，用户能够在后来在个人计算机50的显示屏55上轻松地看到由数字多功能设备1接收的过去的图像数据(传真数据)。
用于终端侧传真发送的处理的程序被设计成使用由个人计算机50侧上的数字多功能设备1所提供的传真发送功能。图15是示出了在用户操作诸如键盘56或鼠标57的输入设备以把传真发送命令输入CPU51中的时候由CPU51所执行的终端侧传真发送处理的流程图。
在开始终端侧传真发送处理时，CPU51在个人计算机50的显示屏55上显示对话框，提示用户传真数据的发送目的地，然后在输入设备被操作时从传真数据获取发送目的地数据(S810)。
接下来，CPU51在显示屏55上显示提供用户输入关于传真数据的发送时间的对话框，然后，经由输入设备获取关于传真数据的发送时间数据(S820)。
接下来，CPU51在显示屏55上显示提示用户选择要被附为第一页的封页，然后经由输入设备获取用于封页的选择数据(S830)。用于封页的数据被存储在个人计算机50的硬盘54上。
CPU51进一步在显示屏55上显示提示用户指定要被作为传真数据而发送的图像数据的对话框，然后，经由输入设备获取用于要被发送的图像数据的选择数据(用于该图像数据的文件名称等)(S840)。
接下来，CPU51根据在S830中所获取的封页选择数据和在S840中所获取的发送数据选择数据来读取要被发送的图像数据，该图像数据存储在硬盘54上。因此，CPU51在S850中生成发送数据(传真数据)。即，CPU51把该图像数据转换为MH格式并把封页的图像数据附到图像数据上，作为最顶页。
CPU51根据在S810和S820中所获取的发送目的地数据和发送时间数据来建立包括目的地数据和发送时间数据的发送说明文件(参见图11)(S860)。
接下来，CPU51把上面所生成的发送数据(传真数据)以及发送说明文件写入虚拟驱动区域12d中的第二文件夹中(S870)并且结束终端侧传真发送处理。数字多功能设备1通过图11的第一传真发送处理来处理发送数据和发送说明文件。
对于这一点，已对优选实施例的数字多功能设备1和个人计算机50进行了描述。根据优选实施例的数字多功能设备1，CPU10在识别设置处理的S240中使个人计算机50能够把RAM12中的虚拟驱动区域12d识别为外存储设备。在此，个人计算机50能够访问存储在虚拟驱动区域12d中的图像数据。
因而，与从个人计算机50的硬盘54中读出数据的方式类似，用户能够通过操作个人计算机50从数字多功能设备1获取存储在虚拟驱动区域12d中的各种图像数据之中所需的数据。
换言之，例如当需要该图像数据时，与从硬盘54中读出数据的方式类似，个人计算机50的用户能够通过操作键盘56和鼠标57以目标定时从数字多功能设备1获取存储在虚拟驱动区域12d中的各种图像数据之中所需的数据。即，多功能设备1能够通过网络把在经由线路控制单元和调制解调器27而接收的各种图像数据之中的个人计算机50的用户所需的图像数据选择性地发送至个人计算机50。
一般而言，诸如个人计算机的现已广泛使用的计算机通常带有能够自动识别连接至该个人计算机的设备的即插即用功能。即插即用功能能够允许个人计算机50把虚拟驱动区域12d识别为外存储设备。在优选实施例中，通过根据支持即插即用的USB标准(其已在个人计算机50中广泛使用)来允许个人计算机50把虚拟驱动区域12d识别为外存储设备，用户无需安装专门的应用软件和驱动器等来支持个人计算机50识别虚拟驱动区域12d。用户可以轻松地使用数字多功能设备1的虚拟驱动功能。
即，如果作为终端设备的个人计算机50能够自动识别与其通信的设备则借助即插即用功能，，个人计算机50能够通过即插即用的功能结合步骤S115、S125、S135把虚拟驱动区域12d识别为外存储设备。
此外，在根据本实施例的数字多功能设备1中，可以通过参考图3在CPU10中执行切换处理的方式，根据用户的需求进行针对于接收/打印功能(即参考图6的第一通信形成处理)和虚拟驱动功能(即参考图7的转换/写入处理)的开/关切换。因此，可以根据用户的使用模式通过多种方式来处理图像数据。
此外，在根据本实施例的数字多功能设备1中，RAM12定义其中的用户区域12c和虚拟驱动区域12d，以共享RAM12，并且虚拟驱动区域12d能够在虚拟驱动功能被关闭的情况中作为扩展用户区域。因此，该设备中的存储资源能够得到有效的利用。换言之，降低了存储的成本，从而能够以低成本生产数字多功能设备1。即，无需提供具有大存储容量的RAM12(例如半导体存储器)，从而降低了生成成本。
此外，在本实施例的转换/写入处理中，结合步骤S540和S545把通过调制解调器27所获取的传真数据转换为多个页(PDF)可用的图像数据，并且每页的图像数据被放在一起，以提供数据文件。因此，用户能够轻松地处理已进行转换的图像数据。
由于传真数据由用于多个页的图像数据组成，所以如果传真数据被转换成能够支持多页的图像数据，则无需通过把传真数据划分成每页数据的方式来建立数据文件。因此，对于个人计算机50的用户来说，对已进行数据转换的图像数据的处理被简化了。PDF(可移植文档格式)的图像数据和TIFF(标签图像文件格式)的图像数据作为能够处理多页图像数据的示例。
此外，在本实施例中，作为经由诸如线路控制单元25和调制解调器27的通信单元的通信结果的通信历史数据被写入日志文件中，该日志文件是历史数据文件且广泛通用以及与个人计算机50兼容，并且该日志文件被写入虚拟驱动区域12d中。因此，用户能够轻松地个人计算机50上确认通信历史数据。
此外，来自各种来源的图像数据被写入虚拟驱动区域12d中。在这种情况中，必须禁止来自各种来源的图像数据被同时写入，除非数据处理被构造成能够识别写入虚拟驱动区域12d中的图像数据的来源。
如果在存储单元提供了归类管理，图像数据则不仅可以从写入单元还可以从终端设备50被同时写入到虚拟驱动区域12d中。因此，可以增强数字多功能设备1的方便性能。
在本实施例中，在虚拟驱动区域12d中提供了文件夹结构，因此，可以识别虚拟驱动区域12d中的数据种类，于是，可以在数字多功能设备1上执行诸如传真发送的经由虚拟驱动区域12d的各种处理操作。
此外，在数字多功能设备1中，可以经由虚拟驱动区域12d从个人计算机50获取用于传真发送的图像数据，并且该图像数据可以被发送至由用户所指定的目的地。因此，获得了方便的处理。
此外，一般而言，在午夜的传真发送对于接收方是很恼人的。但是，在本实施例中，由于可以通过发送说明文件向数字多功能设备1随机指定发送时间，所以可以避免这种问题。
此外，在多功能设备1中，由于RAM12是易失性存储器，当多功能设备1被关闭时不能保留图像数据存储。但是，连接在多功能设备1的个人计算机50能够把RAM12中的图像数据存储入硬盘54中，以避免存储在RAM12中的图像数据的丢失。
此外，由于个人计算机50配备有数据删除功能(S740)，其用于在复制之后删除存储在虚拟启动器区域12d中的图像数据，所以可以避免由于其中存储过多的图像数据而导致不能再向虚拟启动器区域写入新图像数据的状况。
顺便说一下，用于实现由CPU10和CPU51所执行的各种处理的程序可以通过诸如CD-ROM或软盘的记录介质提供给用户。
虽然已参考其具体实施例对本发明进行了详细的描述，但是对于本领域的普通技术人员来说显而易见，在不脱离本发明的范围的情况下，可以向其作出各种改变和修改。
例如，在优选实施例中，个人计算机50和数字多功能设备1可以使用USB接口37来连接，且个人计算机50可以根据USB标准来把虚拟启动器区域12d识别为外存储设备。但是，可以使用根据IEEE1394标准的接口或另一接口，而不是使用USB接口37。但是，优选地，这些接口应当支持即插即用。
此外，在终端侧传真发送处理中，可以在显示屏55上显示提示用户选择用于传真数据的图像质量模式(标准、精细、超精细)的对话框。可以在发送说明文件中嵌入用于从输入设备所获取的图像质量模式的图像质量选择数据。
此外，在如图13所示的邮件发送处理中，与第二传真发送处理一起，在电子邮件发送之后可以生成表示电子邮件的目的地、发送日期、发送时间和发送数据的名称的通信历史数据，并且把所生成的图像历史数据写入日志文件中。