库存管理系统及方法 【发明领域】
本发明关于一种库存管理系统及方法，特别是关于一种可使供货商依客户的需求进行实时补货的系统及方法。【发明背景】
传统的库存管理系统和方法利用了大量的人工操作过程，并且这些库存管理系统均为使用者自己来管理，这会占用使用者大量的人力与物力。例如一生产企业按生产排程，制订长期订单，然后把该订单发给一个或多个供货商，则供货商根据订单安排货源，并用运输工具运输给该生产企业。这中间会存在诸多变化因素，如运输的延迟、该企业的生产排程的变更等，均可能导致出现供货商不能及时供应该生产企业所需的货物的状况。且在该种供应关是中，供货商只能根据客户的订单制订自己的出货计划，而不能根据客户(即所述生产企业)的需求历史状况和发展趋势作出及时的调整，其缺乏必要的灵活性，不能保证客户能够及时得到其所需的货物。
现在出现了一种新型的管理库存的方法，以掌控销售资料和库存量，作为市场需求预测和库存补货的依据，通过销售资料得到消费需求信息，供货商可以更有效的计划和更快速地反应市场变化和消费者的需求，该种库存管理方法一般被称为供应管理库存系统(Vendor Managed Inventory，VMI)，VMI方法可以用来作为降低库存量、提高库存周转率，进而维持库存量的最佳化，而且供货商与批发商以分享重要信息，双方都可以改善需求预测、补货计划、促销管理和运输装载计划等等，VMI是由传统通路产生订单做补货，改变成以实际的或预测的消费者需求做补货，VMI可应用于供货商、批发商及物流中心等处。
目前VMI方法广泛应用于供货商与批发商之间，供货商以批发商的出货资料作为补货的参考，如美国专利商标局于1997年7月10日公告地第5,638,519号名为“用于控制和追踪商业交易信息的电子系统及方法”(Electronic method and system for controlling and tracking information relatedto business transactions)的专利，其揭示了一种用于生产制造企业与批发商之间的VMI系统，经由一电子系统可追踪该生产制造企业与批发商之间的商业交易，该电子系统包括一提供者的计算机和至少一接收者的计算机。该方法包括一开始步骤，一商业控制器接收并恢复电子信息的步骤，其会处理该电子信息并生成一更新的电子信息，这些信息可被提供者计算机和接收者计算机所存储，亦可通过相互之间周期性访问达到相互同步，即可达到提供者计算机与接收者计算机之间的信息共享。
但是该系统存在一些缺点，虽然该系统能够达成提供者与接收者之间的信息共享，但其还不能满足接收者(客户)的临时的需求，诸如，客户生产排程的临时变更，或出现紧急的状况(如因为某类货物的出现异常而导致需求的增加)，纵使提供者(供货商)能立即知晓，但其准备货源、安排运输均要花费一定的时间，故不能及时响应客户的需求，有可能造成客户的生产延缓或中断的情形。
所以需要提供一种库存管理系统及方法，能使供货商快速响应客户的需求，以提供及时的补货。【发明内容】
本发明的主要目的在于提供一种库存管理系统及方法，利用它可使供货商及时响应客户的需求，以提供及时的补货。
本发明的另一目的在于提供一种库存管理系统及方法，利用它可使供货商了解其仓储内部某一类货物是否超出预定的存货水准，以及时调整其补货计划。
为达上述的发明目的，本发明提供了一种库存管理系统，用于供货商对其客户的需求进行快速响应，以提供及时补货。该系统包括有一供货商信息系统、一客户信息系统及一库存控制装置，该三者通过其中包含的EDI收发装置透过一EDI加值网络互相进行EDI信息传递。其中，库存控制装置还包括一库存服务器、一网站服务器及一库存数据库，所述库存服务器可管控该仓库的收货、发货、仓储等过程及进行相应的资料维护；所述网站服务器可接收客户、库存管理者及供货商的查询要求，提供收货、存货、发货及库存预警报表等信息；所述库存数据库，存储有相关的库存信息，其透过企业内部网络与库存服务器及网站服务器相连接，可接收中央库存服务器的访问要求及网站服务器的查询要求。该库存控制装置还包括一电子邮件服务器，利用它可把库存信息传送给所述供货商信息系统与客户信息系统。其中库存控制装置可生一库存预警报表，其能显示该仓库中的每一种货物是否在预定的库存水准范围内，供货商可藉电子邮件或访问库存服务器所在的网站获取该库存预警报表，依据该库存预警报表调整其补货计划，以及时满足客户对供应货物的需求。
本发明还提供一种库存管理方法，其包括如下步骤：(a)客户为每一货物设置一安全存货水准，如安全库存的最大值与最小值；(b)库存控制装置会按一时间周期定时计算每一种货物的当前存货水准；(c)库存控制装置会判断其所计算的当前存货水准是否在预定的安全存货水准范围之内；(d)如果当前存货水准在预定的安全存货水准范围之内，则返回步骤(b)，等待下一时间周期，重新计算当前的存货水准；(e)如果当前存货水准超出预定的安全存货水准范围(过多或过少)，则库存控制装置会生成一库存预警报表，其中会列出每一超出预定安全存货水准的货物讯息，包括该货物的供货商客户及预定存货水准及当前存货水准等；(f)库存控制装置会以电子邮件形式发送该库存预警报表给相关供货商或客户或其它人员，或者，这些报表也可提供于网站服务器上，供相关人员进行查询；(g)供货商即会根据该库存预警报表调整其补货计划，如放缓或加快补货速度。
利用本发明所提供的系统及方法，可以让供货商快速响应其客户的需求，提供及时补货，并能根据库存控制装置生成的库存预警报表，调整其补货计划，以满足其客户的需求变化。【附图说明】
图1是本发明库存管理系统及方法的硬件架构图。
图2是本发明库存管理系统及方法的实体仓库示意图。
图3是本发明库存管理系统及方法的库存服务器的功能模块示意图。
图4是本发明库存管理系统及方法的EDI信息传递示意图。
图5是本发明库存管理系统及方法的仓库收货流程图。
图6是本发明库存管理系统及方法的仓库发货流程图。
图7是本发明库存管理系统及方法的生成库存预警报表的流程图。
图8是本发明库存管理系统及方法的网站服务器功能模块示意图。【较佳实施例说明】
如图1所示，是本发明库存管理系统及方法的硬件架构图。该系统包含有一库存控制装置1、至少一供货商信息系统2及至少一客户信息系统3。其中，供货商信息系统2是设置于不同的供货商处，其内部包含有一EDI收发装置20。该EDI收发装置20用于接收与传送各种EDI信息，这些EDI信息包括库存、发货、收货及发票等相关信息。
客户信息系统3设置于不同的客户处，该客户信息系统3可包括有企业内部的MRPII系统或ERP系统(如SAP等)或其它类似的系统。其内部亦包含有一EDI收发装置30，该EDI收发装置30可以透过一EDI加值网络(Value Added Network，VAN)传送或接收各种EDI信息。
库存控制装置1设置于一仓库内部，其包括一库存服务器11、一库存数据库12、一电子邮件服务器14、一网络服务器13及多个客户端计算机15。这些客户端计算机15系统分散安置于该仓库的货物出入口处，供库存管理人员使用，其透过企业内部网络(未画出)与库存服务器11相连接。每一客户端计算机15均与一条形码扫描仪16连接，通过该条形码扫描仪16扫描贴于货物包装盒/箱或栈板上的条形码，可以把其中的相关讯息透过库存服务器11采集进库存数据库12中。客户端计算机15与库存服务器11之间的连接架构，是一种典型的C/S(Client-Server)两层式架构，客户端计算机15可以通过库存服务器11进行相关作业。
库存服务器11透过企业内联网(图中未画出)与库存数据库12相连接，其可把库存信息写入库存数据库12中，或读取其中的库存信息。
而网站服务器13亦透过企业内联网与库存数据库12相连接，透过网站服务器13可以读取库存数据库12中的信息。在本发明中，用户可通过Microsoft公司的Internet Explorer浏览器，或Netscape公司的Navigator浏览器访问该网站服务器11所在的万维网(WWW)网址，透过网站服务器13向库存数据库12发出查询请求，库存数据库12会对的进行解析，然后回馈相应信息给网站服务器13，客户端计算机即可获得这些信息。在本发明中，所述用户包括库存管理人员，还包括相关的客户和供货商。
该系统还包括一电子邮件服务器14，通过该电子邮件服务器14，库存管理装置1可以把一些表单，如库存预警报表传送给相应供货商和客户。
该系统还包含有至少一供货商网络浏览器6和至少一客户网络浏览器7。供货商和客户利用它透过国际互联网可查询该仓库中与其相关的货物的库存信息。
下面对本发明中所涉及的相关术语说明如下：
供货商，本发明所称供货商包括但不限于供货商、卖方等提供货物的实体。
客户，本发明所称客户包括但不限于接收者、买方、配销商等接收货物的实体。
货物，本发明所称货物是供货商提供给客户的零件、半成品及成品等。
仓库，是供货商于客户就近位置所设置的一临时货物仓储实体。
收货，指仓库接收来自供货商处的货物或客户接收来自仓库处的货物的动作。
储存，指把来自供货商的货物按一定的规则放入仓库中某特定的位置的过程。
发货，指供货商把货物运送给仓库或仓库把货物运送给客户的动作。
如图2所示，是本发明库存管理系统及方法的实体仓库示意图。该仓库是设置于客户群就近的地方，便于客户随时从该仓库中接收供货商的货物。该仓库共分为6个区域：货柜码头170、进料区171、仓储区172、备料区173、出货栈174及出货码头175。供货商的货物一般会经过上述几个区域流向最终的客户群。而其中的收货、储存、发货等过程，均通过库存控制装置1进行管理。
如图3所示，是本发明库存管理系统及方法的库存服务器的功能模块构成图。库存服务器11包括有基本资料维护模块110、收货作业模块111、发货作业模块112、仓储作业模块113及特殊作业模块114。其中，基本资料维护模块110用于对该系统所涉及的基本资料进行维护，其中的维护动作包括对基本资料进行定义、建立、修改、增加、删除和查询等。这些基本资料是存储于库存数据库12中，所述资料包括仓储资料、供货商资料、客户资料及货物资料等，其中仓储资料包括储区、储位等的编码及其属性数据；供货商资料包括诸如供货商代码、供货商姓名、EDI名称、EDI代码、供货商住址、类型及状态等；客户资料包括诸如客户代码、客户姓名、EDI名称、EDI代码、客户住址、类型及状态等；而货物资料包括诸如其所属的供货商代码、预计流向的客户代码、其对应的料号、接收日期及预计发货日期等。
收货作业模块111用于对来自供货商的货物进行收货的作业，其中动作包括诸如，收货单据的开列、按不同类别进行收货的记录、收货查询报表的生成等。发货作业模块112用于对从仓库向顾客发货的作业，其动作包括诸如，出货单据开列、各种类型的出货、出货查询报表生成等。而仓储作业模块113是用在仓库内部的货物的各种作业动作，如移仓、货物盘点、库存查询报表生成等。而特殊作业模块114用于处理一些特殊的作业过程，如客户的退货、备料退货、恢复作业及表单重印等。
如图4所示，是本发明库存管理系统及方法的EDI信息传递示意图。供货商与客户及仓库之间可通过EDI来交换讯息。在本发明中，还包括一中间商(图中未画出)，其为一EDI服务供货商，其可提供EDI讯息格式转换及传送等服务。本发明的所述所有EDI收发装置所传送的EDI讯息均需经由该中间商信息系统的处理(为叙述的便利，在后文中略去该步骤)。客户信息系统3可向供货商信息系统2传递EDI850采购讯息；供货商信息系统可以向仓库传递EDI943发货建议讯息；而库存管控装置1可以向供货商信息系统2传递EDI944接收确认讯息、EDI856收货确认讯息及EDI846库存讯息；而客户信息系统3可以向库存管控装置1传递EDI862发货需求讯息及EDI861收货确认讯息；而库存管控装置1可以向客户信息系统3传递EDI846库存讯息。本发明还涉及到另外一些EDI讯息，如EDI810发票讯息(未画出)，在本说明书中不再详述。
如图5所示，是本发明库存管理系统及方法的仓库收货流程图。首先，供货商信息系统2根据客户的采购单及客户的生产排程及仓库的库存状况，生成一发货通知及发货文件(如出货单)，通过EDI943讯息发送给库存控制装置1的EDI收发装置11(步骤S50)；库存控制装置1收到这些EDI讯息后，相关人员(如库存管理人员)会根据供货商所提供的信息，其会查询库存数据库12中的仓储资源利用情况，并安排仓库中的库存资源(如储位，储区等)，并利用库存服务器10的收货作业模块101生成一“接收通知单”，利用EDI944讯息发送给供货商信息系统2以确认收货需求，然后等待供货商或其承运商把这些货物运输至货柜码头170和进料区171(步骤S51)。
等货物运输至货柜码头170和进料区171时，相关人员依所接收的发货文件核查这些货物(步骤S52)，判断其与发货文件中记载的是否相符，如不符则发一EDI讯息给供货商信息系统2，以进行确认或对这些进行货物拒收(步骤S53)；如相符则进行卸货，并安排相应的储区，储位及储区等。
库存控制装置会根据该批货物的属性生成每一货物的条形码，该条型码中包含有该货物的供货商、客户、到达日期等讯息，打印并贴于其包装盒/箱上。把货物移交给仓库管理人员，根据安排，把每一货物归位(步骤S54)。
如图6所示，是本发明库存管理系统及方法的仓库发货流程图。首先，客户信息系统3通过EDI862向库存控制装置1发送一发货需求(步骤S60)；库存控制装置1接收该货物需求通知后，然后相关人员即会于客户端计算机15输入该发货需求，即会利用库存服务器10的发货作业模块102生成一发货通知单(步骤S61)并利用EDI传送给客户信息系统3(步骤S62)；然后根据客户的需求安排发货排程，并规划仓储资源(作业员，配销状态，备料区的使用)，生成一“拉料单”(步骤S63)，打印该拉料单并把货物转交给作业员，把这些货物转移至备料区，并更改拉料单的状态(步骤S64)。判断这些货物与拉料单的记载是否相符，如相符，则通过与客户端计算机15连接的条形码扫描仪扫描货物包装盒/箱上的条形码，即会把这些货物的信息采集进库存数据库12，利用发货作业模块102即会更改该笔货物的属性，并处理出货文件，如出货单，相关人员即会把这些货物装载至运输工具上以出货给客户(步骤S65)。
如图7所示，是本发明库存管理系统及方法的生成库存预警报表的流程图。客户信息系统3可先对每一货物的使用情况，即综合客户的生产排程及货物使用的历史记录等因素设置一安全存货水准，即在仓库中对该货品的库存一般维持在某一特定的水平(如存货数量的最大值与最小值)(步骤S60)，另外，该安全存货水准也可根据客户之需求预测来设置；仓库控制装置1会按一时间周期定时计算每一种货物的当前存货水准，即每一种货物的在库量和在途量，其中所述时间周期可依具体情况进行设置，如半天，一天或三天不等(S61)；库存控制装置1然后比较该货物的当前存货水准是否在预定的安全存货水准范围之内(S62)；如果在预定的安全存货水准范围之内，则返回步骤S61，等待下一时间周期，重新计算该货物的当前存货水准；如果超出预定的安全存货水准范围(过多或过少)，则库存控制装置1会生成一库存预警报表，其中会列出每一超出预定存货水准的货物讯息，包括该货物的供货商与客户信息、预定存货水准及当前存货水准等(步骤S63)；然后库存控制装置1即会把该库存预警报表以电子邮件的形式发送给相关供货商、客户或其它人员。或者，这些信息也可提供于网站服务器13上，供相关人员进行查询(步骤S64)。
供货商信息系统2接收该库存预警报表后，即会利用它对其补货动作进行调整，例如，当仓库中某类货物当前库存水准超出预定的安全存货水准的最大值时，则其会放缓向仓库对该类货物发货的频率；当仓库中某类货物当前库存水准低于预定的安全存货水准的最小值，则其会加快向仓库对该类货物发货的频率，即使未有接到该类货物的订单，亦会如此，以保证其客户对该类货品的临时性需要(如扩大生产、坏料过多而引起的临时性需求增加等)(步骤S65)。
如图8所示，是本发明的网站服务器功能模块示意图。网站服务器13与库存数据库12相连接。该网站服务器13包括有三个子模块即库存查询子模块130、报表制作子模块131及权限管控子模块132。通过库存查询子模块130可以分别按客户、储区、供货商及货物类别或单据号，对本系统中各种库存信息进行查询，例如，可以查询某类货物所在大致位置及其当前存货水准等。所查询生成的结果可通过报表通过制作子模块131以报表形式呈现出来。另外，报表制作子模块131还可以生成库存预警报表及库存货龄分析表，在库存货龄分析表中会列出了对每一种货物在该仓库中存放时间的分析。权限管控子模块132，是能设置各用户的访问权限，并对用户进行认证。例如，对于某一供货商，他们只能透过该网站服务器13查询与其有直接关是其它供货商的库存信息。通过该网站服务器13，相关的用户可以很方便地了解与其相关的库存信息。