采购管理系统及方法 【技术领域】
本发明涉及一种采购管理系统及方法，尤其是涉及一种可以通过网络协助采购作业的采购管理系统及方法。
【背景技术】
采购管理是对采购作业流程的实施与监控，也是对企业产品供应商进行的系统管理，有效的采购管理能使供应商更好地为企业服务，并促进彼此间的合作关系，其作用在于帮助采购部门确定合理的订货量，选择优秀的供应商，帮助企业实现最佳库存水平。此外，通过实时提供订购、验收信息，跟踪和催促外购或委托加工物料的交付状况，保证采购货物及时到达，从而实现采购价格最优、供货时间最恰当、采购成本最低的目的。
传统采购方式一般依靠人力来完成整个采购过程，如通过报刊杂志发布采购信息，利用信件、电话等联络方式进行与采购相关的信息沟通。由于采购单位和供应商直接参与每个采购环节的具体活动，导致采购作业十分繁琐，采购效率低下，而且因为缺乏透明度和稳定性，使得采购流程难于管理。随着计算机和信息技术的发展应用，网上采购或电子采购逐渐流行开来，并在实际应用中显示出较大优势。采购单位通过互联网发布采购消息，供应商在网上报名参与竞标活动，或者采购单位与供应商建立彼此相连的信息系统，互通与采购相关的资料和信息，如采购单位通过外部网络向供应商进行询价或发送采购订单，供应商向采购单位提供报价单或出货情况等。利用网络协助采购作业简化了传统采购流程，提高了采购效率并能够有效降低采购成本。
目前，利用计算机、网络技术辅助采购作业的系统或方法在很多专利文献中都有披露，如美国专利商标局于2002年10月3日公开之第20020143692号申请案，其申请案名称为“一种由请购信息自动驱动，及时供货的电子采购系统”(A Fully Automated，Requisition-Driven，“J.I.T”-Based，Centralized E-Procurement System)，该申请案公开了一种网上竞标选择供应商的技术。其主要功能包括：请购单的处理与汇总，订单生成、处理和跟踪，订单的合并与分发，供应商关系管理，采购品种管理，采购信息分析，采购需求分析等。
虽然上述专利揭示了利用网络技术协助处理请购单，管理订购单和供应商的技术，但不能很好地解决采购过程中的收发货管控及采购统计问题。因此，需要提供一种采购管理系统及方法，可以让采购部门进行收发货管控及采购统计作业。
【发明内容】
本发明地主要目的在于提供一种采购管理系统及方法，可用于收发货管控及接收用户统计条件并进行相应统计作业，降低采购成本，提高采购产品质量，简化了采购流程。
为达到上述发明目的，本发明提供一采购管理系统。该采购管理系统包括一本地数据库服务器，存储有企业各部门基本资料、各种请购信息、采购信息、订货情况、供应商基本资料、询价记录、议价记录等；一应用服务器，包括有一权限管控模块，用于定义用户使用权限，控制用户作业范围；一基本数据维护模块，用于新增、修改、删除、查询基本资料；一请购管控模块，用于生成请购单，修改或取消请购单等；一询价管控模块，用于汇总请购单以生成询价单，修改或取消询价单，进行询价和议价活动，并比照各供应商的报价、交期、交期履行记录及品质状况以确定供应商，生成并发出订购单，对订购单进行修改或取消作业；一签核管控模块用于根据签核流程实现对采购环节的签核以及核对、验收供应商交付的货物；一收发货管控模块用于接收来自供应商的请购产品，发送请购产品至各请购部门，及对不良品进行退货作业；一统计模块用于接收统计条件进行相应统计作业，并显示统计结果。该采购管理系统还与多个供应商系统相连以获取相应供应商资料。
本发明还提供了一种采购管理方法，该方法包括有如下步骤：生成请购单并对请购单进行签核；对已核准请购单进行询价和议价作业；生成订购单并签核订购单；向供应商发出已核准订购单；确认交期并接收交货通知；核对请购单、送货单及所送货物并检查所送货物外观是否有损坏；签核送货单并发出发货通知；进行货物验收并判断所送货物是否合格；签核请购验收单；采购结案；接收统计条件并进行统计作业。
利用本发明，可进行收发货管控、货物验收及采购统计作业，极大限度降低企业采购成本，提高采购产品品质，简化采购流程，提升企业竞争力。
【附图说明】
图1是本发明一种采购管理系统的硬件架构图。
图2是本发明一种采购管理系统的应用服务器之软件功能模块图。
图3是本发明一种采购管理方法的采购作业流程图。
图4是本发明一种采购管理方法的收发货管控作业流程图。
【具体实施方式】
如图1所示，是本发明采购管理系统的硬件架构图。该系统包括有多个客户机1、一应用服务器3及一本地数据库服务器5。其中客户机1通过网络2与应用服务器3相连，网络2可以是一企业内部网(Intranet)，也可以是互联网(Internet)或其它类型通讯网络，应用服务器3通过网络2接收来自企业内部各部门的物料请购单。应用服务器3通过连接6与本地数据库服务器5相连，连接6为一数据库连接，如开放式数据库连接(Open Database Connectivity，ODBC)，或者Java数据库连接(JavaDatabase Connectivity，JDBC)等。该采购管理系统还通过外部网络4与多个供应商系统7以获取相应供应商资料，外部网络4是一外部通讯网络，如Internet等。
如图2所示，是本发明采购管理系统的功能模块图。客户机1包括有一用户界面10及一结果输出装置11。用户界面10提供一交互式用户界面，便于用户执行相应操作，包括输入来自各部门的人工开立的请购单及来自采购人员或采购主管之统计条件，对基本资料进行新增、修改、删除、查询等维护作业。所述的基本资料包括各供应商的基本资料、请购单、订购单、询价单、报价单、询价记录及议价记录等。结果输出装置11用于显示采购管理系统的各种信息，包括请购单、订购单的基本情况，供应商的相关信息，各种信息的查询、统计结果等。本地数据库服务器5包括有一本地数据库50，其内存储有企业各部门基本资料、历次请购信息、采购信息、订货情况、供应商基本资料、询价记录、议价记录等。
应用服务器3包括有一权限管控模块30、一基本数据维护模块31、一请购管控模块32、一询价管控模块33、一签核管控模块34、一收发货管控模块35及一统计模块36。权限管控模块30用于定义用户使用权限并控制用户作业范围。基本数据维护模块31用于新增、修改、删除、查询基本资料。请购管控模块32用于生成请购单，修改或取消请购单等。所述的请购单包括欲采购的产品品种、数量、预期交货时间、预期价格、交货地点等。询价管控模块33用于汇总请购单以生成询价单，修改或取消询价单和获取各供应商产品报价，进行议价，并比照各供应商的报价、交期、交期履行记录及品质状况以确定供应商，生成并发出订购单，对订购单进行修改或取消作业。所述的询价单包括请购产品、产品规格及其计量单位、请购数量、预期交货时间、交货地点等。所述的报价单包括请购产品的材料规格表、产品报价、采购数量、预期交货时间、交货地点等。所述的订购单包括订购单的流水号、采购品数量、采购品规格、交货时间与交货地点、采购品单价与总价、现金折扣或其它付款条件等。签核管控模块34用于根据签核流程实现对采购环节的签核以及核对、验收供应商交付的货物。所述的签核包括对请购单进行签核和对订购单进行签核、对送货单进行签核及对请购验收单进行签核。收发货管控模块35用于接收来自供应商的请购产品，发送请购产品至各请购部门，及对不良品进行退货作业。统计模块36用于接收用户通过用户界面10输入的统计条件并进行相应统计作业，并通过结果输出装置11显示统计结果。所述的统计作业包括部门采购状况统计、请购单状态统计作业和采购天数统计作业。所述的请购单状态包括未审核状态、审核状态、询价状态、下单状态、到货状态、出货状态及结案状态。所述的采购天数统计作业包括供应商采购天数统计作业和产品采购天数统计作业。
如图3所示，是本发明采购管理方法的采购作业流程图。首先，请购管控模块32自动生成请购单，或者各需求部门根据材料的实际消耗和库存情况人工开立请购单，交予采购部门，采购部门通过用户界面10将请购单输入请购管控模块32并保存于本地数据库50中，用户可通过基本资料维护模块31对请购单进行相应的维护作业(步骤S310)。请购单产生后进行签核作业，应用服务器3依在线签核权限所定义的路径和进入系统的使用者名称通过签核管控模块34进行签核作业(步骤S315)。对签核的请购单需依在线签核权限中所定义的最高权限者通过签核管控模块34进行核准，核准通过后应用服务器3自动将请购单签核状态变更为核准状态，唯有已核准的请购单才可进行后续作业；对未通过核准之请购单，应用服务器3自动将请购单签核状态变更为未核准状态。请购管控模块32查询请购单签核状态以判断该请购单是否通过审核，所述请购单签核状态分为核准状态、未核准状态(步骤S325)。对未核准的请购单，应用服务器3通过请购管控模块32进行修改或取消作业。在线签核的请购单需依签核次序退件至请购者时才能由请购者对请购单进行修改。如欲取消请购单则要在同样状况下取消整张请购单，或取消单一项次的请购资料(步骤S320)。请购单核准后，由询价管控模块33查询请购单资料并判断请购产品是否指定产品以确定是否进行询价作业，所述指定产品是指请购单位在提出请购单时明确指出请购指定供应商提供的产品(步骤S330)。如果需询价，则应用服务器3通过询价管控模块33生成询价单并通过外部网络4发送给相应供应商，供应商将询价单资料存入相应的供应商系统7，并生成报价单回复应用服务器3，应用服务器3根据报价单资料并通过询价管控模块33进行议价作业(步骤S340)。完成询价、议价作业后即可确定供应商。对于不需询价或已经议价核准的请购单，则可由询价管控模块33直接确定供应商(步骤S335)。供应商确定后，应用服务器3根据请购单资料通过询价管控模块33生成订购单(步骤S345)。对生成的订购单由权限管控模块30所定义的具有签核权限的使用者通过签核管控模块34进行在线签核作业(步骤S350)。对已签核的订购单由在线签核权限中所定义的最高权限者通过签核管理模块34进行核准。订购单通过核准后，应用服务器3自动将其状态变更为核准状态，唯有已核准的订购单才可进行后续作业；对未通过核准的订购单，应用服务器3自动将其状态变更为未核准状态。询价管控模块33查询订购单状态以判断该订购单是否通过核准，所述订购单状态分为核准状态、未核准状态(步骤S360)。对未核准的订购单，应用服务器3通过询价管控模块33进行修改或取消作业。未核准的订购单需依签核次序通过询价管控模块33对其进行修改，若欲取消订购单则要在同样状况下取消整张订购单，或取消单一项次的采购资料(步骤S355)。应用服务器3根据已核准的订购单通过询价管控模块33通过外部网络4向相应供应商发出订购单(步骤S365)。供应商在收到订购单后，通过外部网络4回复应用服务器3并确认各项次产品的交期和交货地点，采购人员可透过订购单更新本地数据库50中的请购单状态。供应商交货后，签核管控模块35根据产品品质的检验报告，核对供应商供货状况，进行货物验收作业，并对其中的不良品进行退货作业(步骤S370)。采购结案作业，结案记录保存于本地数据库50中(步骤S375)。采购结案后，统计模块36可对企业内各部门采购状况、请购单状态和采购天数进行统计和查询。统计模块36根据是否接收到采购人员或采购部门主管通过用户界面10输入的统计条件判断是否需要进行统计作业(步骤S380)。若需统计，则统计模块36根据接收的统计条件进行相应统计作业并在结果输出装置11显示统计结果(步骤S385)。若不需统计或已完成统计，则该流程结束。
如图4所示，是本发明采购管理方法的收发货管控作业流程图。供应商在收到订购单后，通过外部网络4回复应用服务器3并确认各项次产品的交期和交货地点，应用服务器3通过外部网络4回复供应商，其收发货管控模块35接收来自供应商的交货通知(步骤S410)。应用服务器3收到交货通知后，收发货管控模块35自动生成货物放行单，接收供应商交货，签核管控模块34核对请购单、送货单及所送货物并检查所送货物外观是否有损坏(步骤S420)。若所送货物与请购单和送货单内容不一致或所送货物外观有损坏，收发货管控模块35拒绝接收供应商所送货物，并要求供应商重新供货(步骤S430)。否则，签核管控模块34签核送货单，应用服务器3自动将其状态变更为到货状态(步骤S440)。收发货管控模块35发送发货通知至各项次产品的请购部门(步骤S450)。请购部门收到发货通知后，接收货物并通过签核管控模块34进行货物验收作业(步骤S460)。签核管控模块34根据产品品质检验报告判断产品是否合格(步骤S470)。若产品全部合格，签核管控模块34签核请购验收单，应用服务器3自动将请购单状态变更为发货状态(步骤S480)。若产品不合格，收发货管控模块35对不良品进行退货作业(步骤S490)。完成上述步骤后，该流程结束。