网上竞标采购管理系统及方法 【技术领域】
本发明涉及一种网上采购管理系统及方法，尤其是涉及一种通过竞标作业产生得标供应商的网上采购管理系统及方法。
【背景技术】
采购是企业管理最重要的功能之一，采购效率直接影响到企业的存续与发展。采购的范围，不但包括有形的物体，如原、副料，机器设备、办公用品等，也包括无形的劳务，例如技术、服务等。在现今竞争激烈的全球化环境下，越来越多的企业开始寻求高效的采购管理方法，以降低企业运作成本，提升产品品质与技术。
传统的采购作业，从请购单、采购单的开立，确定供应商并与之签订采购合同，开具订购单，到验收供应商所交付的产品，均由人工完成，这种人工采购作业耗时久且成本高。随着计算机和网络技术的发展，基于国际互联网(Internet)技术的网上采购方法，以其成本低廉，选择多元化，提供端对端的服务和操作简易等特点，逐步在企业中流行起来。网上采购对整个采购业务流程实施电子化管理，充分体现了电子化管理的增值作用。
目前，利用计算机、网络技术进行网上采购作业的系统或方法在很多专利文献中都有揭露，如美国专利局公告的第5970474号专利，公告日期为1999年10月19日，专利名称为“交易伙伴间的电子采购系统与方法”(Electronic Procurement System and Method for Trading Partners)，该专利揭露了一种电子商务系统，包括三个主要硬件设施：采购企业服务器、供应商服务器和电子交易管理系统。该电子商务系统可以使采购企业相关作业人员通过企业内部网(Intranet)访问本企业的服务器，传送产品采购相关信息，及通过国际互联网(Internet)访问供应商服务器，从而与该供应商进行产品与服务的网上交易活动。但是，该专利并未揭露网上竞标采购技术，而是采购企业与供应商双方通过信息系统的建立达到网上交易的目地。
又如，中华人民共和国国家知识产权局公开的第1373436A号专利，公开日期为2002年10月9日，专利名称为“利用电脑进行网上采购的交易方法及系统”，该专利提供一供应商交易系统，能够让供应商与采购企业从事网上竞标采购交易，该供应商交易系统包括报价管理系统、产品交易管理系统、询议价交易管理系统及订单查询管理系统。
虽然上述专利揭示了利用计算机及网络进行网上采购的技术，但由于采购企业事先并不对竞标供应商进行筛选，因而有权限参与网上竞价的供应商很多，采购企业需要对这些供应商一一进行询价、议价、评标等作业，从而增加了网上竞标作业的工作量，降低了采购效率。
【发明内容】
本发明的主要目的在于提供一种网上竞标采购管理系统及方法，其可以根据产品采购信息和供应商基本资料预先确定参与网上竞标的备选供应商，所述的备选供应商通过登录一企业网站进行网上竞标作业，从中选出得标供应商，以简化竞标作业流程，提高网上采购效率。
为达到上述目的，本发明提供一种网上竞标采购管理系统，该系统包括有：一企业服务器，用于维护采购产品及供应商基本资料，进行网上询价/报价/议价作业和网上竞标采购作业，管理采购合同及进行采购验收结报；一与企业服务器相连的企业网站，为采购企业与供应商从事网上竞标采购交易活动提供一操作平台；至少一通过网络与企业网站相连的企业客户机，每一企业客户机提供一交互式用户界面，便于企业采购人员登录所述的企业网站进行网上竞标采购作业；一通过数据库连接与企业服务器相连的数据库，用于存储网上竞标采购过程中使用或产生的各种信息，包括采购资料、供应商及其产品基本资料、询价记录、报价记录、议价记录、开标记录、评标记录和授标记录；至少一通过外部网络与企业服务器相连的供应商客户机，每一供应商客户机为相应供应商提供一交互式用户界面，便于该供应商执行网上竞标采购相应操作。
其中的企业服务器包括有：一采购资料管理模块，用于维护采购企业的产品采购信息；一供应商资料管理模块，用于维护供应商及其产品基本资料，并针对采购产品确定参与网上竞标的备选供应商；一询价/报价/议价作业模块，用于对所述的备选供应商进行询价、议价作业，接收被询价供应商的网上报价，并生成询价记录、报价记录和议价记录；一网上竞标作业模块，用于进行网上开标、网上评标作业，确定得标供应商，对该得标供应商进行网上授标，并生成开标记录、评标记录和授标记录；一合同管理模块，用于与得标供应商网上签订采购合同和维护所述的采购合同；一采购验收结报模块，用于根据报价记录、议价记录和产品采购信息对供应商交付的产品进行验收、结报作业。
本发明还提供一种网上竞标采购管理方法，该方法包括有如下步骤：(a)接收企业客户机传送的产品采购资料；(b)读取该采购产品相应供应商及其产品基本资料，从中确定满足产品采购信息所述要求、参与网上竞标活动的备选供应商；(c)进行网上开标作业；(d)备选供应商登录企业网站进行网上竞价，整理所述的网上竞价结果；(e)网上评标作业，确定得标供应商；(f)向得标供应商授标，并通知得标供应商所采购产品的品种、数量、质量要求、交付日期等信息；(g)与得标供应商网上签订采购合同；(h)根据产品采购信息对得标供应商所交付的产品进行验收作业，检验该产品是否符合产品采购信息所述的要求；(i)接受得标供应商所交付的产品，支付购买费用并进行会计结报作业。
由于该系统提供一供应商资料管理模块，其可以根据产品采购信息和供应商基本资料预先确定参与网上竞标的备选供应商，然后由所述的备选供应商通过登录一企业网站进行网上竞标作业，从中选出得标供应商，因而简化了竞标作业流程，提高了网上采购效率。
【附图说明】
图1是本发明网上竞标采购管理系统的硬件架构图。
图2是本发明网上竞标采购管理系统企业服务器的主要功能模块图。
图3是本发明企业服务器的询价/报价/议价作业模块的功能模块图。
图4是本发明企业服务器的网上竞标作业模块的功能模块图。
图5是利用本发明网上竞标采购系统进行网上竞标采购的主要流程图。
【具体实施方式】
如图1所示，是本发明网上竞标采购管理系统的硬件架构图。该网上竞标采购管理系统包括有至少一企业客户机10，一企业网站12，一企业服务器13，一数据库15和至少一供应商客户机17。其中每一企业客户机10提供一交互式用户界面，便于企业采购人员登录企业网站12进行网上竞标采购的相应作业。企业网站12与企业服务器13相连，为采购企业与供应商提供一进行网上竞标采购交易活动的操作平台。企业服务器13包含有数个软件功能模块，分别用于维护采购产品和供应商的基本资料，进行网上询价/报价/议价作业和网上竞标采购活动，管理采购合同及进行采购验收结报等。数据库15用于存储网上竞标采购过程中使用或产生的各种信息，所述信息包括采购资料、供应商及其产品基本资料、询价记录、报价记录、议价记录、开标记录、评标记录和授标记录等。供应商客户机17为相应供应商提供一交互式用户界面，便于该供应商执行网上竞标采购的相应操作。
所述的企业客户机10通过网络11与企业网站12相连。网络11可以是企业内部网(Intranet)，也可以是国际互联网(Internet)或其它类型的通讯网路。企业服务器13通过连接14与数据库15相连。连接14为一数据库连接，如开放式数据库连接(Open Database Connectivity，ODBC)，或Java数据库连接(Java Database Connectivity，JDBC)等。企业网站12通过一外部网络16与供应商客户机17相连。外部网络16为国际互联网。
如图2所示，是本发明网上竞标采购管理系统企业服务器13的主要功能模块图。该企业服务器13包括有一采购资料管理模块130，一供应商资料管理模块131，一询价/报价/议价作业模块132，一网上竞标作业模块133，一合同管理模块134和一采购验收结报模块135。
所述的采购资料管理模块130用于维护采购企业的产品采购信息。所述的产品采购信息包括采购产品的品种、数量、质量要求、交付日期等。所述的维护操作包括对该产品采购信息进行新增、删除、修改和查询等动作。供应商资料管理模块131用于维护供应商及其产品基本资料，并针对采购产品预先确定满足产品采购信息所述要求、可以参与网上竞标的备选供应商。所述的供应商基本资料包括供应商名称、地址、联系方式、主要产品等，产品基本资料包括产品名称、规格、价格信息等。询价/报价/议价作业模块132用于对所述的备选供应商进行询价、议价作业，接收被询价供应商的网上报价，并生成询价记录、报价记录和议价记录。网上竞标作业模块133用于根据所生成的询价记录、报价记录和议价记录进行网上开标、网上评标作业，确定得标供应商和进行网上授标作业，并生成开标记录、评标记录和授标记录。采购企业可通过合同管理模块134与得标供应商网上签订采购合同。此外，合同管理模块134还提供维护采购合同的功能。在收到得标供应商交付之产品后，采购验收结报模块135调用产品采购信息作为验收依据进行验收作业，若交付之产品满足产品采购信息所述的要求，则接受该产品，支付购买费用同时进行结报作业。
如图3所示，是本发明企业服务器13的询价/报价/议价作业模块132的功能模块图。询价/报价/议价作业模块132包括一网上询价子模块1320，一报价接收子模块1321，一网上议价子模块1322和一询价/报价/议价记录维护子模块1323。
所述的网上询价子模块1320用于对备选供应商进行询价作业，并产生一询价记录存储于数据库15中。报价接收子模块1321用于接收被询价供应商对采购产品的网上报价信息，并生成一报价记录存储于数据库15中。网上议价子模块1322用于采购企业与备选供应商进行网上议价作业，并生成一议价记录存储于数据库15中。询价/报价/议价记录维护子模块1323用于对上述生成的询价纪录、报价记录、议价记录进行新增、删除、修改和查询等维护作业。
如图4所示，是本发明企业服务器13的网上竞标作业模块133的功能模块图。该网上竞标作业模块133包括有一网上开标作业子模块1330，一网上评标作业子模块1331，一网上授标作业子模块1332和一竞标记录维护子模块1333。
所述的网上开标作业子模块1330用于在询价日期截止时进行开标作业，使备选供应商可以通过登录企业网站12开始竞价，并生成一开标记录存储于数据库15中。所述的开标记录包括采购产品名称、开标时间、参与竞标的备选供应商等信息。网上评标作业子模块1331用于根据备选供应商的报价记录、议价记录和产品采购信息确定得标供应商，并生成一评标记录存储于数据库15中。所述的评标记录包括评标依据或方法、评标结果等信息。网上授标作业子模块1332用于确认评标结果，向得标供应商授标，并生成一授标记录存储于数据库15中。所述的授标记录包括授标时间、得标供应商名称、得标供应商的回复结果等信息。竞标记录维护子模块1333用于对上述生成的开标记录、评标记录及授标记录进行新增、删除、修改和查询等维护操作。
如图5所示，是利用本发明网上竞标采购管理系统进行网上竞标采购的主要流程图。首先，采购资料管理模块130接收企业客户机10传送的产品采购信息，并将其存储于数据库15中(步骤S400)。供应商资料管理模块131读取该采购产品相应供应商及其产品基本资料，根据产品采购信息如采购产品的质量要求等，比较所述的相应供应商产品基本资料，从中选出满足产品采购信息所述要求、可以参与网上竞标的备选供应商(步骤S401)。询价/报价/议价作业模块132调用备选供应商基本资料，确定所述的备选供应商基本资料中是否包括采购产品的价格信息，若没有则需要向备选供应商进行询价，若包括价格信息则无需进行询价作业(步骤S402)。
如果需要向备选供应商询价，则网上询价子模块1320将询价资料通过外部网络16发送至相应备选供应商客户机17(步骤S403)。被询价供应商接收到采购企业的询价资料后，通过登录企业网站12进行网上报价，报价接收子模块1321读取所述的备选供应商报价信息，生成报价记录并存储于数据库15中，然后进行开标作业(步骤S404)。
如果不需要向备选供应商询价，则在询价日期截止时直接通过网上开标作业子模块1330进行开标作业，并产生一开标记录存储于数据库15中(步骤S405)。备选供应商通过登录企业网站12进行网上竞价，网上开标作业子模块1330整理所述的网上竞价结果(步骤S406)。根据该网上竞价结果，确定是否进行议价作业(步骤S407)。
如果需要与备选供应商进行议价，则网上议价子模块1322接收采购人员输入的议价资料，将该议价资料通过外部网络16发送给相应供应商客户机17，该供应商通过登录企业网站12对议价资料进行回复，网上议价子模块1322读取该议价资料回复结果，生成一议价记录存储于数据库15中，然后进行评标作业(步骤S408)。
如果不需要与备选供应商进行议价，则调用网上评标作业子模块1331直接进行评标作业，先确定一评标依据，如仅考虑价格因素，或对价格、质量等因素进行综合评定选出得标供应商，然后根据所述的报价记录、议价记录和产品采购信息进行评定，选择其中较优者为得标供应商，并生成一评标记录存储于数据库15中(步骤S409)。网上授标作业子模块1332确认评标结果，通过外部网络16向得标供应商授标，并通知得标供应商所采购产品的品种、数量、质量要求、交付日期等。然后，得标供应商通过企业网站12对授标结果进行回复。若该得标供应商不接受授标，则采购人员通过网上评标作业子模块1331对其他备选供应商重新进行评标，再次选出合乎要求的得标供应商(步骤S410)。采购企业通过合同管理模块134与得标供应商网上签订采购合同，并将该采购合同存储于数据库15中(步骤S411)。在收到供应商所交付的产品后，采购验收结报模块135接收由企业客户机10输入的该产品相关信息，调用产品采购信息作为验收依据进行验收作业，检验该产品是否符合产品采购信息所述的要求。若不符合要求，则采购验收结报模块135通过外部网络16通知相应供应商重新交货或退货，否则调用网上竞标模块133从备选供应商中再次选出得标供应商(步骤S412)。若交付之产品符合产品采购信息所述的要求，则接受该产品，支付购买费用并进行会计结报作业(步骤S413)。