电子表格制作和管理系统、程序以及程序存储介质.pdf

本发明涉及电子表格制作和管理系统、程序以及程序存储介质。提供了一种电子表格制作和管理系统，其中从计算机的存储器中选择电子表格数据，利用所选择的数据制作具有任意格式的新电子表格，并且该新电子表格被显示在计算机的监视器上。该电子表格制作和管理系统包括：将所述电子表格上的任意格式的数据改变为目标格式数据的数据创建单元；和针对目标格式数据分级地定义访问权限的单元。

1、  一种电子表格制作和管理系统，其中从计算机的存储器中选择电子表格数据，利用所选择的数据制作具有任意格式的新电子表格，并且该新电子表格被显示在计算机的监视器上，所述电子表格制作和管理系统包括：将所述电子表格上的任意格式的数据改变为目标格式数据的数据创建单元；和针对目标格式数据分级地定义访问权限的单元。

2、  如权利要求1所述的系统，其中，根据所述访问权限改变所述目标格式数据。

3、  一种电子表格制作和管理系统，其中从计算机的存储器中选择电子表格数据，利用所选择的数据制作具有任意格式的新电子表格，并且该新电子表格被显示在能够经由网络访问所述计算机的用户终端的监视器上，所述电子表格制作和管理系统包括：将任意格式的数据改变为目标格式数据的数据制作单元；和针对用户终端分级地定义访问权限的单元，所述访问权限允许用户终端访问目标格式数据。

4、  如权利要求3所述的系统，其中，所述目标格式数据根据用户终端的访问权限被改变。

5、  如权利要求4所述的系统，其中，用户终端能够根据其访问权限访问存储器；并且响应于来自具有对所述存储器的访问权限的终端的命令，存储在所述存储器中的表格数据被改变为目标格式数据。

6、  如权利要求3、4或5所述的系统，其中，用户终端能够根据其访问权限访问所述存储器；并且响应于来自所述用户终端的命令，在所述电子表格上创建用于在所述存储器中存储新数据的数据表以及对应于所述数据表的目标数据输入区域。

7、  一种安装在计算机中的电子表格制作和管理程序，该程序使计算机能够执行以下处理：
从存储器中选择电子表格数据；
基于所选择的数据制作任意格式的电子表格；
在监视器上显示该电子表格；
将该任意格式的电子表格数据改变为目标格式数据；以及
针对目标格式数据分级地定义访问权限。

8、  如权利要求7所述的程序，进一步使计算机能够根据所述访问权限改变目标格式数据。

9、  一种安装在计算机中的电子表格制作和管理程序，该程序使计算机能够执行以下处理：
从存储器中选择电子表格数据；
基于所选择的数据制作任意格式的电子表格；
在能够经由网络访问所述计算机的用户终端的监视器上显示该电子表格；
将该任意格式的电子表格数据改变为目标格式数据；以及
针对用户终端分级地定义访问目标格式数据的访问权限。

10、  如权利要求9所述的程序，使计算机能够根据用户终端的访问权限改变目标格式数据。

11、  如权利要求10所述的程序，使计算机能够执行以下处理：
允许用户终端根据访问权限来访问存储器；以及
响应于来自所述用户终端的命令，将存储在所述存储器中的电子表格数据改变为目标格式数据。

12、  如权利要求9、10或11所述的程序，使计算机能够执行以下处理：
允许用户终端根据访问权限来访问所述存储器；以及
创建一区域，在该区域中，响应于来自所述用户终端的命令，在电子表格上输入对应于数据表的目标格式数据。

13、  一种记录介质，其中存储有根据权利要求7至11中任一项所述的程序。

电子表格制作和管理系统、程序以及程序存储介质
技术领域
本发明涉及一种适用于安全地制作和管理电子表格的系统和程序。
背景技术
为了制作特定格式的电子表格，已提出了各种系统和程序。这些系统和程序允许计算机输入在存储器中创建电子表格所需的数据。从存储器中选则所需数据。输入的数据只符合由系统或程序定义的格式。因此，当应当制作不同格式的表格的时候，需要构造新的表格制作和管理系统，以及需要进一步的数据输入工作，这是昂贵和耗时的。
日本专利特开No.2002-189627已经提出一种将已经被用于使用现有电子表格制作和管理系统来创建电子表格的数据应用于具有不同格式的电子表格的方法。
以前的相关技术描述了如何将给定格式的电子表格数据应用于不同格式的电子表格，但没有涉及有关诸如谁被授权来创建和使用所述电子表格的安全数据管理的任何东西。
存在用于可移植文档格式(PDF)的现有数据的电子文档的许多众所周知的软件。可以为每个计算机化表格分配访问权(计算机安全性)。然而，当改变计算机化表格的内容时，需要使所述计算机化表格返回到原始格式，以及在PDF下改写它。因此，改变或更新数据是非常耗时的。
没有通过从外部访问电子表格制作和管理系统而实现在数据库中制作新数据表或在数据库中改写数据的可用的电子表格制作系统。
发明内容
本发明旨在提供一种系统、方法和程序，其允许电子表格中的数据被改变以及允许数据库中的数据被改变，同时保持所述数据的安全性。
为了实现前述目的，本发明的第一特征是一种电子表格制作和管理系统，其中从计算机的存储器中选择电子表格数据，利用所选择的数据创建具有任意格式的新电子表格，并且该新电子表格被显示在计算机的监视器上。所述电子表格制作和管理系统包括：将所述任意格式的数据改变为目标格式数据的数据创建单元；和针对目标格式数据分级地定义访问权限的单元。
利用前述系统，目标格式数据可以由用户终端根据其访问权限改变。
根据本发明的第二特征，提供一种电子表格制作和管理系统，其中从计算机的存储器中选择电子表格数据，利用所选择的数据制作具有任意格式的新电子表格，并该新电子表格被显示在能够经由网络访问所述计算机的用户终端的监视器上。所述电子表格制作和管理系统包括：将任意格式的数据改变为目标格式数据的数据创建单元；和针对用户终端分级地定义访问权限的单元，所述权限允许用户终端访问目标格式数据。
利用前述系统，目标格式数据可以由用户终端根据其访问权限改变。
此外，响应于来自具有对存储器的访问权限的用户终端的命令，电子表格数据可以被重写为改变后的目标格式数据。
更进一步，用户终端可以根据其访问权限获得对存储器的访问。响应于来自具有访问权限的用户终端的命令，新数据表可以被存储在存储器中，以及可以在所述电子表格上创建对应所述数据表的目标输入区域。
根据本发明的第三特征，提供一种安装在计算机中的电子表格制作和管理程序，该程序使计算机能够执行以下处理：从存储器中选择电子表格数据；基于所选择的数据制作任意格式的电子表格；在监视器上显示该电子表格；将该任意格式的数据改变为目标格式数据；以及针对目标格式数据分级地定义访问权限。
该程序使计算机能够执行根据访问权限改变目标格式数据的步骤。
根据本发明的第四特征，提供一种安装在计算机中的电子表格制作和管理程序，该程序使计算机能够执行以下处理：从存储器中选择电子表格数据；基于所选择的数据创建任意格式的电子表格；在能够经由网络访问所述计算机的用户终端的监视器上显示该电子表格；将该任意格式的电子表格数据改变为目标格式数据；以及针对目标格式数据分级地定义访问权限。
该程序使计算机能够根据具有访问权限的用户终端的访问权限改变目标格式数据。
此外，响应于来自用户终端的命令，该程序使计算机能够将存储在存储器中的电子表格数据重写为改变后的目标格式数据。
更进一步，该程序使计算机能够根据用户终端的访问权限而允许用户终端获得对所述存储器的访问，以及创建用于在存储器中存储新数据的数据表和在电子表格上的目标格式数据输入区域，该目标格式数据输入区域对应于所述数据表。
前述程序被存储在记录介质中。
所述电子表格制作和管理系统包括：将电子表格上的任意格式的数据改变为目标格式的数据的数据制作单元；以及针对目标格式数据分级地定义访问权限的单元。可以根据所述访问权限来改变电子表格上的目标格式数据，以及在保持数据的安全性的同时改变所述电子表格上的数据。所述电子表格可以被方便地管理。
此外，所述电子表格制作和管理系统包括：将电子表格上的任意格式的数据改变为目标格式的数据的数据制作单元；以及分级地定义用户终端访问目标格式数据的访问权限的单元。能够根据所述访问权限来改变电子表格上的目标格式数据，以及在保持数据的安全性的同时改变电子表格上的数据。所述电子表格可以被方便的管理。
依照本发明，用户终端能够根据其访问权限来访问存储器。响应于用户终端的命令而改变的目标格式数据可以作为电子表格数据被重写在存储器中。电子表格上的改变的数据被存储在存储器中，从而可以确保数据的一致性。
最后，响应于来自具有对所述存储器的访问权限的用户终端的命令，在所述电子表格上创建用于在所述存储器中存储新数据的数据表和对应于所述数据表的目标数据输入区域。因此，新数据可以被添加到所述电子表格和存储器。与现有技术的系统相比，本发明的系统可以在不需要其它新的和复杂的系统的情况下实现。能够减少用于开发新系统的成本，并且安全和方便地改变电子表格上的数据。
附图说明
图1是根据本发明一个实施例的电子表格制作和管理系统的框图。
图2是显示由电子表格制作和管理系统执行的处理的流程图。
图3是显示用户注册处理的流程图。
图4是显示数据库选择处理的流程图。
图5是显示如何注册用于数据库选择(图4中示出)的信息的流程图。
图6是显示如何注册(在图4示出的处理中制作的)表信息的流程图。
图7是如何在图4中示出的处理中创建查询的流程图。
图8是显示如何设计表格以及如何对每个目标定义安全性的流程图。
图9是显示如何注册快速报表的流程图。
图10是显示在客户端/服务器环境中如何处理来自终端的访问的流程图。
图11是显示如何处理经由因特网来自终端的访问的流程图。
图12是显示如何以目标格式编辑电子表格的流程图。
图13是显示如何在数据库中改变和添加目标格式电子表格的内容的流程图。
图14是显示如何经由LAN(局域网)改变数据库中的目标格式电子表格的流程图。
图15是显示如何经由因特网改变数据库中的目标格式电子表格的流程图。
图16是显示如何对多个目标格式电子表格进行批处理以在存储器中改变它们的框图。
图17示出了用户注册处理的画面的一个示例。
图18示出了查询创建处理的画面的一个示例。
图19示出了查询创建处理的画面的另一个示例。
图20示出了表格设计处理的画面的一个示例。
图21示出了打印条件选择处理的画面的一个示例。
图22示出了目标格式电子表格的访问权限定义处理以及所述电子表格的结构的画面的一个示例。
图23示出了在利用目标格式电子表格更新存储器中的数据时创建查询的画面的一个示例。
图24示出了访问权限定义处理的画面的一个示例。
图25示出了定义访问权限的系统配置。
图26示出了登录处理的画面的一个示例。
图27示出了在登录的用户终端上显示的画面的一个示例。
图28示出了在登录的用户终端上显示的预览画面的一个示例。
图29示出了在登录的用户终端上显示的画面的一个示例。
图30示出了针对目标格式电子数据如何为用户定义浏览和编辑权限，以及示出了如何在画面上显示用户识别。
图31示出了如何确保目标格式电子表格的追踪能力。
图32(a)示出了指示追踪能力的内容一个画面。
图32(b)示出了指示改变的内容的画面的一个示例。
图33示出了在本发明的另一实施例中的电子表格制作和管理系统的整体结构。
具体实施方式
将参考附图描述本发明。电子表格制作和管理系统采用服务器/客户端结构，或由一台计算机构成。首先将描述服务器/客户端结构。
参见图1，电子表格制作和管理系统包括服务器1、存储器2、3和4、打印机5以及作为客户端机器的终端6、7和8。存储器2、3和4、打印机5以及终端6、7和8经由局域网9(LAN)连接以访问服务器1并与服务器1通信。
此外，电子表格制作和管理系统也适用于如下结构，其中诸如个人数字助理(PDA)、便携式个人计算机或便携式电话的终端11和12可经由作为公共网络的因特网10访问服务器1。在这种情况下，终端11和12是系统的一部分，但可以远离服务器1或可以由销售人员携带。此外，终端11和12可以独立于系统，但选择性地与所述系统相连。终端6至8、11和12被用户用来访问服务器1。
电子表格制作和管理程序利用如光盘(未示出)的存储器被安装在服务器1中或经由因特网10下载。一旦提供了前述程序，服务器1执行如下任务：从存储器2、3或4或服务器1的硬盘中的数据表20选择给定格式中的电子表格数据；利用所选数据创建新电子表格，所述新电子表格具有不同于给定格式的格式；在服务器1的数据表20中存储所述新电子表格；在可访问所述服务器1的终端的监视器上显示创建的电子信息；创建目标格式下的数据(其是在电子表格中并具有任意的格式)；对目标格式的电子表格数据分配分级访问权限；定义用于访问电子表格和/或数据表20的终端分级访问权限；以及根据所述访问权限在所述终端上只分级地指示电子表格或数据表20。
存储器2、3和4是适用于不同目的的数据库。在下文中存储器2至4被称为数据库2至4。数据库2用于销售管理。数据库3用于计账。数据库4用于生产管理。数据库2、3和4存储电子表格数据，这些电子表格数据是根据前述目的的格式进行组织的。具体来讲，当电子表格制作和管理系统被配置，以及部分现有操作系统被拥有服务器1的用户采用的时候，包括数据库2、3和4。当然，新数据库2至4可以被合并到电子表格制作和管理系统中。打印机5是网络打印机，并且响应于来自服务器1的打印命令或经由LAN 9来自终端6至8的打印命令而打印数据。
终端6至8、11和12设置有用于登录服务器1的程序。当在终端6、7、8、11或12的用户激活登录程序并输入他或者她的名称和密码的时候，服务器1比较用户的登录信息与存储的登录信息，并允许用户访问服务器1。
服务器1设置有程序。响应于所述程序，服务器1执行如下步骤(图2中示出)：用于在终端6、7、8、11或12注册用户的用户注册处理(步骤A1)；用于选择应从其中选择数据的数据库2、3或4的数据库选择处理(称为“数据库(DB)选择处理”)(步骤B1)；用于基于所选数据确定电子表格所具有的格式的实际报表创建处理(步骤C1)；用于针对语句或表格计算为具有给定格式的查看程序文件(viewer file)注册兼容格式(称为“PVF”)的快速报表注册处理(步骤D1)；以及用于根据所述终端访问服务器1所用的网络来切换用户终端的监视器上的画面的切换处理(步骤E1)。术语“PVF”表示写入数据具有目标格式并且可以被独立地改写。根据本发明，针对目标格式数据定义访问权限，该目标格式数据已经在电子表格上以PVF格式被制作。此外，根据所述访问权限，所述终端可以改写电子表格上的目标格式的数据。
将参考图3到图16来描述由电子表格制作和管理系统执行的处理。图17到图29示出了出现在服务器1的监视器上以及各个终端的监视器上的画面。当服务器1的启动图标(未示出)被点击的时候，启动程序被启动，以便使初始画面100(图17)出现在服务器1的监视器或终端的监视器上，并且显示用于执行前述处理的各种图标。画面101和102示出了将被执行的处理的细节。图17作为一个例子示出了用于用户注册处理的画面。
参见图3，在步骤A11中，注册使用电子表格制作和管理系统的用户组，在步骤A12中，注册已注册用户组中的每个用户。
当用户点击画面101(图17)上的USER GROUP图标时，如图3所示的用户注册处理启动。在用户注册处理中，出现登录画面(未示出)。服务器1的操作人员输入组名称和ID，并点击“OK”按钮(未示出)。所述组名称和ID被关联并存储在服务器1的数据表(未示出)中。
服务器1处的操作人员点击画面101上的“USER”图标，这启动了用户注册处理。画面105出现，并具有如下区域和按钮：用于输入用户ID、名称和密码的区域106、107和108；显示注册的组名称的区域109；显示所述用户应被注册的组名称的区域110；用于定义已注册用户的名称和组之间的关系的“ADD”按钮111和“DELETE”按钮112；以及用于确定所述用户注册处理的内容是否应被存储在数据表20(未示出)中的“OK”按钮113和“CANCEL”按钮114。
当在服务器1处的操作人员输入ID、名称和密码的时候，用户所属于的并且通过按下“ADD”按钮111而指定的组将被选择。然后，点击“OK”按钮113，从而选择的用户的数据被关联并被存储在数据表(未示出)中。
通过点击画面101上(图17中示出)的“DB SELECTION”图标，启动DB选择处理(图4中示出)。
在步骤B10，注册DB选择信息，在步骤B20，注册表信息。在步骤B30，创建查询。
针对步骤B10(图5)中的DB选择信息注册处理，在步骤B11，在登录画面(未示出)上输入将被选择的数据库的名称。在步骤B12，选择用于创建电子表格的数据源。在步骤B13，基于在步骤B12选择的数据源，输入目标数据库。具体来讲，与多个数据库2至4兼容的驱动程序的数据被存储在服务器1的硬盘中。驱动程序的列表被显示在服务器1的监视器或终端6至8的监视器上。所选数据库的数据被存储在服务器1的数据表中。
在步骤B20(图4中示出)中的表格信息注册中，在步骤B21(图6所示)选择分离器(skimmer)，在步骤B22选择表，在步骤B23选择数据表。
具体来讲，在步骤B21，根据在步骤B10(图4所示)中注册的数据库而注册的分离器列表被显示在服务器1的监视器或终端6至8的监视器上。在服务器1处的操作人员或在终端处的用户选择弹出画面上的分离器之一。在步骤B22，由分离器控制的数据表的列表被显示在服务器1的监视器或终端6至8的监视器上。在服务器1处的操作人员或在终端处的用户选择数据表中的一个。在步骤B23，所选数据表的数据字段被显示在服务器1的监视器或终端6至8的监视器上。表示所述数据字段的项目或列被以字母数字字符的形式给出，它可以被转换为日语音节系统或日语名称。前述处理的结果被存储在服务器1的数据表中。
针对步骤B30(图4所示)中的查询创建处理，执行图7所示的步骤：表格注册处理(步骤B31)；表格关联处理(步骤B32)；数据项目选择处理(步骤B33)；选择条件确定处理(步骤B34)；自动SQL文档创建处理(步骤B35)；以及用于确认所执行的SQL文档创建处理的处理(步骤B36)。
在步骤B31至B33(图7所示)，服务器1的监视器显示如图18所示的画面120。在步骤B31期间，位于表选择/字段链接画面121的上部的矩形区域122至128用作表，其中存储有创建查询所需的数据。在步骤B32，表122至128被关联。关联的表被使用链接线129显示在画面121上。
在步骤B33，在选择字段区域130(显示在画面120的下部)上选择创建电子表格所需的数据项目。具体来讲，选择字段区域130显示用于指定诸如表名、字段以及分组的数据项目的输入部分。所选数据项目与表和字段相关联，被显示在服务器1的监视器上，并被存储在服务器1的硬盘(未示出)中。
在步骤B34(图7所示)，如图19所示使用画面140。画面140显示表选择/字段链接141、选择字段区域142和条件字段区域143。当细化所存储的数据项目的时候，在条件字段区域143上指定选择条件的项目。
在此状态下，在步骤B35执行SQL文档的自动创建，这在步骤B36中进行确认。确认的结果被存储在服务器1的硬盘(未示出)中。
在实际报表(模型电子表格)创建处理(图2所示的步骤C1)中，执行如图8所示的如下步骤：选择纸张尺寸或打印机(步骤C11)；选择实际报表(C12)；设计实际报表(步骤C13)；指定打印条件(步骤C14)；设计实际报表(步骤C15)；注册所述设计的实际报表并定义访问权限(步骤C16)；以及定义对目标文件(PVF)的访问权限(步骤C17)。
在步骤C11，在服务器1处的操作人员输入实际报表的尺寸并选择默认打印机。在步骤C11中的项目的内容被存储在服务器1的硬盘中。
在步骤C12，基于为数据库选择(步骤B1)而创建的查询，选择用于设计实际报表的数据源。所选数据库的数据被存储在服务器1的硬盘中。
在步骤C13期间，画面150出现在服务器1的监视器或终端的监视器6至8上，如图20所示。画面150提供十种目标，诸如文本框、数值框等等。具有给定格式的电子表格可以通过有选择地布置目标来设计。通过点击画面150的右部的属性区域151或脚本区域，在服务器1处的操作人员或在终端处的用户细化实际报表的设计并确定打印条件。输入的数据被存储在服务器1的硬盘中。
在步骤C14，画面170(图21所示)出现在服务器1的监视器上。服务器1的操作人员操作输入区域171以指定打印条件。指定的条件被存储在服务器1的硬盘中。
对于步骤C15(实际报表设计处理)，在步骤C20(图20)检查是否应对(将被包括在电子表格中的)各个目标定义访问权限。如果不应定义访问权限，步骤C15将终止。另一方面，当在服务器1处的操作人员点击设置按钮的时候，所述访问权限被认为对所述目标进行了定义并且步骤C21将执行。
在步骤C21，画面220(图22所示)出现在服务器1的监视器或终端6至8的监视器上。由多个目标221构成的电子表格230被显示在画面220上。当应当针对其定义访问权限的目标221之一被选择的时候，画面240出现在画面220上方。画面240显示用户的ID和名称、访问权限的内容241、用于输入访问权限的“OK”按钮242、以及用于取消访问权限的“CANCEL”按钮243。在图22的示例中，相同的访问权限被定义给由区域231包围的所有的目标221。所述访问权限允许或禁止更新、编辑和输入区域231中的目标221。在此实施例中，在服务器1处的操作人员被允许编辑和输入区域231中的各个目标221。当通过使用鼠标等点击OK按钮241时，设置内容变为确定。然后，将执行步骤C22。
在步骤C22，检查所述数据是否应被改变或添加到数据库中。如果不是，则步骤C22将终止。另一方面，当应改变或添加数据时，将执行步骤C23。画面250出现在服务器1的监视器或终端6至8的监视器上，如图23所示。画面250用来创建用于更新存储在数据库2至4中的数据的查询。画面250具有目标更新部分251、用于选择将要改变和添加的目标的列和行的列和行选择部分252、用于详细定义更新条件的部分253、用于选择要改变的目标的目标选择部分254。要改变或添加的目标被显示在目标更新部分251。要改变或添加的目标的位置按照目标编号、表名和字段名被显示在列和行选择部分252。部分253显示目标编号、表名、字段名、操作符和值。选择部分254显示要改变的SEQ、目标编号、表名和字段名，作为要改变的目标。在服务器1处的操作人员指定前述项目的内容，从而创建更新/添加查询，以在数据库2至4中改变和添加数据。在步骤C24，将基于在步骤C23指定的内容自动创建SQL文档。创建的SQL文档将存储在服务器1的硬盘中。在此状态下，一系列处理将结束。
在用于注册设计的实际报表的步骤C16中，在步骤C11到C16中处理的项目被关联为一个电子表格的主数据(master data)，并被存储在服务器1的硬盘中。此外，针对谁可以浏览或打印所注册的数据文件，分级地定义访问权限。针对每个用户或每个组执行访问权限的定义。
参见图24，在步骤C17，当针对目标格式文件(PVF)定义了访问权限时，画面260出现在服务器1的监视器上。画面260是初始画面，并显示以下内容：用于邮寄指示目标格式文件(PVF)已经被浏览并改变的信息的收件人选择部分261；用于选择访问权限画面265的访问权限按钮262；使所选访问权限确定的按钮263；以及用于取消所选访问权限的按钮264。收件人选择部分261对收件人分级地定义访问权限。
访问权限画面265包括分级用户信息部分266、访问权限定义部分267、用于使定义的访问权限确定的按钮268、以及用于取消定义的访问权限的按钮269。针对各用户浏览目标格式文件(PVF)以及创建目标，定义访问权限。用户信息部分266显示用户终端的ID和名称。安全权限定义部分267被配置为允许和禁止创建和浏览目标格式文件。当点击访问权限定义部分267以及点击按钮268的时候，定义的访问权限变为确定。当点击画面260上的按钮263的时候，实际报表创建处理将完成。
具体来讲，在图25所示的实际报表创建处理中，基于包含任意格式的所选数据的报表文件以及基于被允许浏览数据的用户的信息，创建目标格式下的新报表文件。新报表文件被存储在服务器1的硬盘中。返回参见图8，在实际报表设计注册处理(步骤C15)中，任意格式的报表文件的数据被用于创建具有目标格式的电子表格230。此外，分级地定义终端访问目标格式数据(构成电子表格230的目标221)的访问权限。基于所述访问权限，终端能够改变目标格式数据(构成电子表格230的目标221)。响应于来自具有对数据库2至4的访问权限的终端的命令，存储在数据库2至4中的电子表格数据可以基于在更改的目标221中的数据而被改写。
在图8所示的处理中，服务器1使用具有任意格式的报表文件的数据创建目标格式下的数据，并针对用户终端定义分级的访问权限以访问目标格式数据。
对于快速报表注册处理(图2所示的步骤D1)，如图9所示执行如下步骤：快速报表的添加(步骤D11)；快速报表的选择(步骤D12)；数据文件的注册(步骤D13)；以及定义访问权限(步骤D14)。
在步骤D11，使用从数据库中选择并显示在服务器1的监视器上的数据来创建快速报表。在步骤D12，服务器1的操作人员从服务器1的硬盘中选择一种文件格式，并确定所提取的数据应以哪种文件格式显示。在步骤D13，选择的文件格式被保持在服务器1的硬盘中。以给定格式注册创建的快速报表。在此状态下，包含快速报表数据的数据文件被创建和存储。
在步骤D14，针对各个用户或各个用户组分级地定义访问权限，以允许他们浏览或打印注册的数据文件。例如，如果注册的数据文件与职员信息有关，则在服务器1处的操作人员分级地定义人力资源部门或人事管理主任的访问权限，以便负责人可以检查或打印数据。访问权限的内容被存储在服务器1的硬盘中。与终端经由LAN访问数据文件的情况相比，当终端可以经由因特网访问数据文件的时候，访问权限变小。
图10显示当在客户端/服务器结构中终端经由LAN 9访问服务器1时执行的浏览或打印处理的内容。在步骤E11，用户终端被允许登录到作为报表助手的服务器1上。在步骤E12，终端具有访问权限的电子表格的列表被显示在终端的监视器上。在步骤E13，电子表格之一被选择，在步骤E14，输出方法被选择。
在步骤E11期间，如图26所示，登录画面180出现在终端的监视器上。用户在所述登录画面180上输入他或她的名称和密码，并点击登录按钮181以将它们发送到服务器1。服务器1检查接收的用户名和密码是否与所存储的数据一致。当确认所述用户已注册时，服务器1允许该用户访问，并检查该用户的访问权限。
在步骤E12，用户具有访问权限的电子表格的列表被显示在用户终端的画面190(图27所示)上。在步骤E13，选择表格。在步骤E14，用户确定显示在画面190上的电子表格是否应作为实际报表或快速报表输出。此外，在步骤E14执行如下步骤：打印电子表格(步骤E15)；预览电子表格(步骤E16)；或以CSV格式输出电子表格(步骤E18)。在步骤E17，在步骤E16预览过的电子表格被打印。CSV格式的电子表格(在步骤E18)或PVF格式的电子表格(在步骤E19)将在步骤E20打印。显示在用户终端的监视器上的处理将被执行。
在步骤E15，如在画面上190所示的电子表格通过打印机5(参照图1)打印。在步骤E16，预览画面200出现在用户终端的监视器上(参见图28)。如果用户希望如预览画面200上所显示的电子表格，则他或她点击打印按钮(未示出)。在步骤E17，打印机5将打印画面210上的数据(图29所示)。
如果用户在步骤E18选择CSV格式，则画面200(图28)上的电子表格被改变为CSV格式，并由打印机5打印。
当用户在步骤19选择PVF格式的时候，PVF格式的电子表格230出现在画面220上(图22所示)。如果用户希望电子表格230为这个样子，则他或她点击打印按钮(未示出)，从而电子表格230在步骤E20通过打印机5打印。
图11显示当终端经由因特网10(即在Web环境下)访问服务器1时执行的浏览或打印处理的细节。在步骤E21，用户经由Web浏览器登录到服务器1，如图11所示。在步骤E22，用户具有访问权限的电子表格的列表被显示。在步骤E23，选择期望的电子表格。在步骤E24，确定电子表格的输出格式。
在步骤E21，登录画面180(图22所示)出现在用户终端的监视器上。用户在登录画面180上输入他或她的名称和密码，并点击登录按钮181。用户名称和密码被发送到服务器1，服务器1检查接收的名称和密码是否与所存储的数据一致。当所述用户已注册的时候，服务器1识别所述用户并允许该用户的访问。此外，服务器1检查用户的访问权限。
在步骤E22，画面210(图29所示)出现在用户终端的监视器上，并显示用户具有访问权限的数据文件和电子表格。在步骤E23，用户确定在画面210上的电子表格是否应作为实际报表或快速报表输出。在步骤E24，执行以下步骤。在步骤E25，预览电子表格，然后在步骤E26打印电子表格。如果用户期望CSV格式的电子表格(步骤27)，则CSV选择画面出现在用户终端的监视器上。电子表格将以CSV格式被输出。
在步骤E25，如图28所示，预览画面200出现在用户终端的监视器上。当用户期望显示在预览画面200上的电子表格的时候，他或她点击打印按钮(未示出)，从而电子表格在步骤E26通过打印机5打印。如果用户期望CSV格式的电子表格，则显示在画面200(图20所示)上的电子表格被改变成CVS格式并被存储。
这里假定，在步骤E25，经由因特网访问服务器1的用户具有访问权限从而仅允许他或她享有预览处理。可以防止这种用户打印或存储电子表格，或以CSV格式输出电子表格。换句话说，当用户经由因特网10访问服务器的时候，他或她具有变小的访问权限。
此外，可访问服务器1的用户具有对电子表格数据和/或数据文件的分级访问权限。根据所述分级访问权限，电子表格数据和/或数据文件被显示在用户终端上。此外，用户访问权限没有覆盖的电子表格数据和/或数据文件不显示在用户终端的监视器上。因此，没有访问权限的用户不能更改电子表格数据或数据文件，或删除它们。这在提高电子表格制作和控制系统的安全时是有效的。
现有存储器被用作供服务器1选择电子表格的数据的数据库2至4。当制作新电子表格的时候不必再输入数据库中的数据。这在制作电子表格时可有效的降低成本。
目标格式文件(PVF)中的电子表格230将通过图12所示的处理进行编辑。
在步骤F1，识别用户。为此，登录画面270出现在用户终端的监视器上，如图30所示。用户在登录画面270上输入他或她的ID和密码，并点击“OK”按钮271。服务器1对用户的ID和密码与目标格式文件(PVF)中的ID和密码进行比较。当用户被识别为已注册的时候，执行步骤F2。具体来讲，显示电子表格230的画面220出现在用户终端上，画面220允许用户浏览和改变电子表格230。如果相对于用户的ID和密码没有实现一致，则画面280(图29所示)出现在用户终端的监视器上。由于不允许所述用户浏览该目标格式文件(PVF)，将不执行其它步骤。
当显示电子表格230时，执行步骤F3。用于编辑电子表格230中的目标221(图22所示)的模式被启动。在步骤F4，用户在用户被授权的范围内编辑目标221。当编辑完成时，前述模式完成。目标格式的已编辑的电子表格230的数据被存储在目标格式文件中。
根据图13所示的处理，电子表格230(由目标格式文件构成)的数据被改变并被添加到数据库2至4中。
在步骤G1，执行对用户的识别。与图12所示的步骤F1类似，登录画面270被显示在用户终端的监视器上。用户输入他或她的ID和密码，该ID和密码被识别。步骤G2中的处理被执行，从而显示电子表格230的画面220出现在用户终端上。在此状态下，用户被允许浏览和改变电子表格230。画面280(图30所示)出现在用户终端的监视器上。如果用户的ID和密码与存储在服务器1中的ID和密码不符，则用户没有权限来浏览目标格式文件(PVF)，从而前述处理终止。
一旦显示了电子表格230，步骤G3(图13)中的处理将被执行，以检查是否需要更新和添加数据库2至4中的数据。如果既不需要数据更新也不需要添加，则所述处理终止。相反，当需要数据更新和添加的时候，将执行步骤G4中的处理。用户改变电子表格230中的数据或者将新数据添加到目标221。在步骤G5，被改变和添加的内容被重写在存储在数据库2至4中的数据上。此外，新项目被添加到目标221。
在步骤G5，终端6至8经由LAN 9或经由因特网10改变或添加数据，如图14和图16所示。图14显示在LAN环境中如何实时地在数据库2至4中改变和添加目标格式文件中的数据。图15显示在Web环境中如何实时地在数据库2至4中改变和添加目标格式文件中的数据。简而言之，可以经由LAN和因特网9，使用目标格式文件改变和添加数据库2至4中的数据。此外，终端11经由因特网10执行数据更新和数据添加。此外，通过如图16所示的批处理，可以针对多个目标格式文件在数据库2至4中改变和添加数据。
如图31所示，所述电子表格制作和管理系统确保了对于目标格式文件(电子表格230)的追踪能力，从而将电子表格230的更新结果和操作历史作为日志信息进行管理。这里假定，显示在具有访问权限的终端6的监视器上的电子表格230要被改变。更新命令出现在终端6的监视器上。当该命令被执行时，更新命令的内容被发送到服务器1。服务器1存储要改变的目标格式文件的名称、请求数据更新的终端6的IP地址、终端6的详细信息以及数据更新的时钟时间。图32(a)示出出现在终端6的监视器上以及显示操作历史的画面，而图32(b)示出显示数据更新的结果的画面。
观察操作历史以及电子表格230上的数据更新的结果，用户可以知道被改变的项目或被改变的时间。图32(a)以及图32(b)中示出的画面可显示对于电子表格230的各个目标221的操作历史或数据更新结果。在这种情况下，可以控制目标信息(位置信息)以及文件名。
根据本发明，任意格式的电子表格230上的数据被改变成目标格式的数据。用户终端被分级地分配对于目标格式数据的访问权限。根据用户终端的访问权限，电子表格230上的目标格式数据(目标221)可以被改变或更改。
根据所述访问权限，用户终端可以访问数据库2至4。响应于来自具有对于数据库2至4的访问权限的用户终端的命令，被改变的目标格式数据(目标221)可以被改写为存储在数据库2至4中的电子表格数据。这保证了数据的一致性并提高了可用性。
每个用户终端可以根据访问权限访问数据库2至4。响应于来自终端的请求，新数据表被创建以在数据库2至4中存储新数据，以及根据所述数据表，在电子表格230上创建目标数据输入区域。因此，新数据可以被添加到电子表格230以及数据库2至4。与现有电子表格制作和控制系统的开发相比，根据本发明的电子表格制作和控制系统不所需复杂的结构。这在降低系统的开发成本方面以及在容易地制作、管理和更改电子表格方面是有效的。
除了前述的客户端/服务器结构之外，可以使用如图33所示的一台计算机1A来实现电子表格制作以及控制系统。在此情况下，计算机1A设置有电子表格制作和控制程序。计算机1A可以执行以下处理：从数据库B中选择用于电子表格的数据；使用所选数据以任意格式制作电子表格；在监视器上显示所制作的电子表格；将电子表格数据改变为目标格式数据；对目标格式数据分级地定义访问权限；以及根据访问权限改变目标格式数据。
具体来讲，计算机1A用于使用电子表格230上的数据创建目标格式数据，以及对目标格式数据分级地定义访问权限。这个结构在安全地改变电子表格230上的数据以及在制作和控制电子表格方面是有效的。