数字会议数据整合发送系统及其方法 【技术领域】
本发明涉及一种数字会议记录系统及方法，特别指一种能够实时记录数字会议数据并整合为电子邮件进行发送的系统及方法。
背景技术
数字会议，是一种可以将相隔数地的会议室，由网络的连接来进行文字、视讯、音讯等信息内容的传输，使得与会多方可以如同在同一会议室进行会议过程并进行信息交换、意见沟通的一种机制，虽然现有的数字会议机制由来已久，但是这些数字会议机制中都不具有记录机制。
所以过去在数字会议进行过程中，对于数字会议数据的记录却还是一直停留在必须仰赖与会人员的实时记录才得以完成，但是这样的记录工作往往需要花费大量的人力和时间，十分不具经济效益。特别是在数字会议中，一般都会有来自许多不同点的与会人员，所以在数字会议进行过程中往往会同时发生多个不同的数据来源，而这些数据又大多为包括文字、视讯或者音讯的多媒体数据，因此对于数字会议数据的记录显得格外复杂而不容易，所以在过去以人力来进行处理的情况之下经常会遗漏掉许多重要的数据内容，若再加上许多无法单纯利用文字记录加以表现的过程或情境，也都会使得人为的记录结果无法使人产生联想或者具体了解。
由于数字会议数据相当宝贵，经常是企业中累积知识及经验传承的重要依据，所以要如何在现有的数字会议机制之下加入能够实时记录及整合数字会议数据的机制，利用计算机软件方式设计一套能够将数字会议数据记录下来并且更进一步的进行整合发送的系统及方法，应是当前所需努力的最重要方向。
【发明内容】
本发明的主要目地，在于可提供一种数字会议数据整合发送系统及其方法。利用在数字会议进行过程中启动记录程序实时来选取数字会议中对应的文字、视讯、音讯等数据，经过整合之后能够产生附加有对应数字会议数据内容并发送给相关人员。较佳的发送方式以电子邮件发送。
为了实现上述目的，本发明提供一种数字会议数据整合发送系统，包含：
一记录控制模块，用以启动记录程序并执行预设参数初始化，并在记录程序执行过程中利用预设的一档案配置样版来进行数据选取处理，其中包含：一文字处理单元，用以进行文字数据选取及格式化；一视讯处理单元，用以进行视讯数据选取及格式化；及一音讯处理单元，用以进行音讯数据选取及格式化。
一内容数据库，用以分类归档一个以上的该档案配置样版；及
一生成发送模块，用以在记录程序结束时生成已附加对应的该档案配置样版的一发送内容样版加以传送。
为了实现上述目的，本发明还提供一种数字会议数据整合发送方法，包含有下列步骤：首先启动记录程序并执行各项参数初始化、然后在数字会议进行过程中选取文字、视讯、音讯数据，选取的数据经过格式化后记录至档案配置样版中，当记录程序结束时则进行档案配置样版归档作业，最后生成已附加对应的档案配置样版的发送内容样版加以传送。
通过本发明系统及方法，将可以节省用在数字会议记录上的人力资源，并且对于数字会议数据内容的记录可以完全保存不遗漏，即使是再度观看数据时也能够完整感受到数字会议的进行过程和情境，不但使数字会议数据内容能够完整传达，并达到确实掌握数字会议过程及信息的功效。
下面结合附图进一步说明本发明的具体实施例。
【附图说明】
图1是本发明数字会议数据整合发送系统及其方法的系统示意图；
图2A是本发明数字会议数据整合发送系统及其方法的数字会议数据整合流程图；
图2B是本发明数字会议数据整合发送系统及其方法的数字会议数据发送流程图。
其中，附图标记说明如下：
10 网络
20 应用程序终端
30 视讯选取终端
40 音讯选取终端
50 终端用户平台
100 数据整合发送系统
110 记录控制模块
111 文字处理单元
112 视讯处理单元
113 音讯处理单元
120 生成发送模块
130 内容数据库
步骤200 启动记录程序执行参数初始化
步骤210 根据该来源参数选取文字、视讯、音讯数据
步骤220 读取该格式参数格式化文字、视讯、音讯数据并记录至一档
案配置样版
步骤230 发生数据来源切换
步骤240 重新设定该来源参数
步骤250 继续记录程序
步骤260 根据该归档参数进行该档案配置样版归档
步骤300 选取对应该档案配置样版
步骤310 生成已附加该记录档案配置样版的一发送内容样版
步骤320 读取该发送参数依序进行该发送内容样版传送
步骤330 传送失败
步骤340 等待预定时间后重新传送
步骤350 未传送完毕
【具体实施方式】
本发明在现有的数字会议系统之下建构出一种数字会议数据整合发送系统及其方法，提供使用者能够在数字会议进行过程中随时启动实时的记录程序来记录数字会议数据，除了记录储存之外，本发明更提供实时的数字会议数据发送机制，使数字会议数据能够完整的传达。
如图1本发明数字会议数据整合发送系统及其方法的系统示意图，整个数据整合发送系统100主要包含三个组成部分：(1)记录控制模块110、(2)生成发送模块120及(3)内容数据库130，分别说明如下：
(1)记录控制模块110，负责启动记录程序并执行预设参数初始化的动作，并于记录程序执行过程中利用预设的档案配置样版来进行数据选取处理。
其中记录程序，通常由使用者对预设事件(event)的触发而产生，举例来说：使用者在数字会议进行过程中按压使用者操作界面中所提供的按键；或者记录程序可以随着数字会议的开始而自动启动。
而预设参数，则使用者于数字会议进行前所设定的参数内容，至少包括：(a)来源参数，提供记录控制模块110选取处理数据时所需的各个来源终端参数，如：来源终端类型、来源终端地址等；(b)格式参数，提供记录控制模块110选取处理数据时所需的各个媒体类型的记录格式参数，如：文字选取类型、视讯采样格式、音讯采样格式等；(c)归档参数，提供内容数据库130进行分类归档时所需的各个分类储存参数，如：数字会议序号、数字会议日期、数字会议主题等；(d)发送参数，提供生成发送模块120传送数字会议数据时所需的各个终端用户平台参数，如：终端用户平台地址、终端用户平台电子邮件地址等。
至于档案配置样版，则预先设定好各种媒体类型的编排方式，负责处理数据的呈现(layout)，当数据选取处理之后便会依照档案配置样版的设定进行数据储存的动作，通常依照不同发送模式所具有的特性和限制，会提供有不同的档案配置样版来供数据储存时的选择。
数字会议数据，一般包含多种媒体类型，如本发明中所提及的文字、视讯及音讯等。为了能够处理各种媒体类型，本记录控制模块110中还包含了下列三个处理单元：(1-1)文字处理单元111，连接至一个以上的应用程序终端20(如：Microsoft WORD、POWERPOINT等)，负责进行文字数据选取及格式化的动作；(1-2)视讯处理单元112，连接至一个以上的视讯选取终端30(如：WEBCAM、VIDEO CAMERA等)，负责进行视讯数据选取及格式化的动作；及(1-3)音讯处理单元113，连接至一个以上的音讯选取终端40(如：MICROPHONE等)，负责进行音讯数据选取及格式化的动作。
上述三个处理单元，均根据记录控制模块110的操作信息进行运作，且每个处理单元与其它的终端连接传输都通过网络10来进行的。
(2)生成发送模块120，用以在记录程序结束时生成已附加对应的档案配置样版的发送内容样版加以传送。
记录程序结束，通常由使用者对预设事件(event)的触发而产生，举例来说：使用者在数字会议进行过程中按压使用者操作界面中所提供的按键或者记录程序可以随着数字会议的结束而自动结束。
当记录程序结束时本生成发送模块120开始运作，将记录控制模块110所产生的档案配置样版附加到预设的发送内容样版中，然后根据前述的发送参数进行发送。其中发送内容样版可以放置预设的内容，甚至也可以根据前述的归档参数来产生制式化的内容。
(3)内容数据库130，用以分类归档由记录控制模块110所产生的档案配置样版。
其中分类归档的方式，主要依照前述的归档参数来建立包括：数字会议序号、数字会议日期、数字会议主题等等的索引，以方便数字会议数据的查询、再利用。
图2A、图2B则分别为本发明数字会议数据整合、数字会议数据发送的流程图，说明如下：
首先，启动记录程序执行来源参数、格式参数、归档参数、发送参数的初始化作业(步骤200)，其中记录程序可以由使用者手动或者根据数字会议的进行自动启动；然后根据预设的来源参数选取文字、视讯、音讯数据，来源参数提供记录控制模块110选取处理数据时所需的各个来源终端参数，如：来源终端类型、来源终端地址等(步骤210)；然后根据格式参数将数据格式化后记录至档案配置样版(步骤220)，格式参数提供记录控制模块110选取处理数据时所需的各个媒体类型的记录格式参数，如：文字选取类型、视讯采样格式、音讯采样格式等；在持续选取及处理数据的同时，判断是否发生数据来源切换？(步骤230)因为数字会议中经常会进行不同点的切换以接收不同点的信息，所以如果有切换的话则必须进行步骤240的重新设定来源参数的部分，以使数据的选取处理不会发生错误，而如果没有任何切换的话则继续同样来源的数据选取处理；接着在记录程序启动时也会持续判断记录程序是否继续(步骤250)？记录程序可以由使用者手动或者根据数字会议的结束自动终止。如果继续则进行步骤210处至步骤250处的运作流程，否则若记录程序终止的话便进行步骤260，再根据归档参数来进行档案配置样版归档(步骤260)，分类归档的方式可以事先设定，建立包括：数字会议序号、数字会议日期、数字会议主题等等的索引，以方便数字会议数据的查询、再利用。以上属于数字会议数据整合的流程步骤，完成整合流程步骤之后继续进入到步骤A处。
步骤A开始则属于数字会议数据发送的流程步骤。首先，由生成发送模块120自内容数据库130中选取对应于数字会议的档案配置样版(步骤300)；然后生成已附加对应的档案配置样版的发送内容样版(步骤310)，发送内容样版中还可以包含预设文字内容，用来提醒接收者发送主题及内容，甚至也可以根据设定的归档参数来产生制式化的内容；最后根据发送参数依序进行发送内容样版传送(步骤320)，完成数字会议数据发送。
本发明所提出的发送内容样版较佳实施例为电子邮件，所以只要能够提供参与数字会议相关人士的电子邮件地址即可完成发送，事实上若本发明数据整合发送系统100与其它企业内部网络连接的话，甚至仅需要提供需要发送终端的网络地址，也能达到发送数字会议数据的目的。
此外，本发明所提出的数字会议数据发送方法中还包含具体的容错机制，当每次发送内容样版的传送出现失败时(步骤330)，则在等待事先所设定好的预定时间过后便会重新进行传送(步骤340)，如果传送成功的话，则判断是否所有欲发送的对象都已经完成传送了？(步骤350)如果未传送完毕则会再继续进行步骤320至步骤350的流程步骤，否则便结束整个数字会议数据整合发送的流程步骤。
以上所述为本发明的较佳实施例之一，并非用以限定本发明的实施范围，任何本领域的普通技术人员在本发明的领域内，依本发明所做的均等变化与修饰，皆应属于本发明的涵盖范围。