应付帐款管理系统及方法 【技术领域】
本发明涉及一种应付帐款管理系统及方法，尤指一种可根据采购信息及付款信息自动进行相关应付帐款处理的应付帐款管理系统及方法。
【背景技术】
应付帐款的管理直接影响到一个企业的商业信用及其资金的利用率。合理的应付帐款管理方法可减少不必要的资金损失，控制财务管理的成本，从而提高资金利用率。当前涉及到应付帐款管理的计算机方法有很多种，大部分集中在应付帐款的合理记帐、会计分录的自动处理等方面。该类计算机方法主要是为减少人工记帐的工作量与可能发生的人为错误，并不能达到合理管理与控制企业应付帐款的目的。
现有的应付帐管理管理系统大多属于一个独立的财务系统的一个模块，一般不与企业采购及库存到货的信息系统相关联，需要人工对企业采购资料进行过滤与加工。另外，企业采购作业中会有许多比较复杂的行为，如退货、采购折扣等，现有应付帐款管理系统难以对此类作业进行自动处理。
中国国家知识产权局于2002年7月10日公开的第CN1357849号专利，名称为“支付应付帐款的方法”，其揭示一种应付帐款支付方法，可让使用者自订条件或通过选择进行应付帐款的付款管理。
该中国第CN1357849号专利所揭示的应付帐款管理方法提供给用户多种选择进行应付帐款管理，但其大部分作业都需人工进行操作，另外，该方法不能结合企业采购信息系统对应付帐款进行统一管理。
【发明内容】
本发明地主要目的在于提供一种应付帐款管理系统及方法，可获取企业采购信息、采购到货信息及采购付款信息并自动进行相应的应付帐款处理作业。
本发明的另一目的在于提供一种应付帐款管理系统及方法，其可自动进行企业采购退货及采购折扣的应付帐款处理，并自动结转应付帐款及产生相应交易会计分录。
本发明揭示一种应付帐款管理系统，可根据企业采购状况自动处理企业应付帐款。该应付帐款管理系统包括一数据库服务器，用于存储企业应付帐款资料；一应用服务器，该应用服务器与该数据库服务器相连接，可访问和处理存储于该数据库服务器中的资料，该应用服务器包括：一数据撷取模块，用于获取外部系统的资料；一采购信息管理模块，用于管理采购订单信息，该采购订单信息是由数据撷取模块从外部系统获取；一采购确认模块，可根据采购到货信息确认采购作业的执行；一退货作业模块，用于管理采购退货作业；一票据付款信息管理模块，用于管理采购付款信息；一付款金额及付款日计算模块，可根据采购信息管理模块所获取的采购订单信息自动计算采购应付的金额及付款日期；一应付帐款管理模块，用于管理存储于数据库服务器中的应付帐款资料；一会计记帐作业模块，可根据应付帐款更新状况自动生成相关会计分录；多个客户机，通过一网络与该应用服务器相连接，该客户机可透过应用服务器访问及处理该数据库服务器中存储的资料。
本发明揭示一种应付帐款管理方法，可根据企业采购状况自动处理企业应付帐款。该应付帐款管理方法包括以下步骤：(a)获取一采购订单的采购到货及验收信息；(b)根据该采购验收信息及该采购订单信息汇总相关应付帐款并产生应付帐款明细表；(c)根据该采购订单的付款信息确认是否有预付货款；(d)如果有预付货款，从应付帐款中冲销预付货款；(e)如果无预付货款或预付货款被冲销后，根据采购订单信息确认是否有销售折扣；(f)如果有销售折扣，从应付帐款中冲销销售折扣额；(g)如果无销售折扣或销售折扣被冲销后，根据采购退货信息确认是否有退货发生；(h)如果有退货发生，根据采购退货信息冲销退货扣款；(i)根据应付帐款冲销信息更新应付帐款明细表；(j)根据采购订单信息获取该采购订单的付款条件及到期日信息；(k)根据采购订单的付款条件及到期日信息自动计算应付金额及付款日；(l)将该应付金额及付款日信息传递至财务部门；(m)获取该次采购的票据付款信息；(n)生成相关交易会计分录。
通过本发明的应付帐款管理系统及方法，企业可根据采购及付款信息自动进行应付帐款处理，并可自动处理退货及采购折扣的应付帐款作业。
【附图说明】
图1是本发明应付帐款管理系统及方法的运用环境图。
图2是本发明应用服务器的功能模块图。
图3是本发明的应付帐款自动生成作业流程图。
图4是本发明的应付帐款结转作业流程图。
【具体实施方式】
参阅图1，是本发明应付帐款管理系统及方法的运用环境图。该运用环境包括一数据库服务器3，一应用服务器2及多个客户机1。该数据库服务器3用于存储企业内部应付帐款相关信息。该应用服务器2可通过一网络4访问一采购管理系统5、一库存管理系统6及一票据管理系统7。该采购管理系统5用于存储及管理企业采购信息，包括来往采购记录、采购金额、付款条件及付款日等内容。该库存管理系统用于存储及管理企业库存及采购收货或退货信息。票据管理系统7用于存储及管理企业票据付款信息。该客户机1安置于该系统的使用者处，其可通过网络4访问该应用服务器2，并可通过该应用服务器存取及编辑存储于该数据库服务器3中的资料。所述网络4可以是因特网(Internet)，也可以是一企业内部网络(Intranet)。
如图2所示，是本发明应用服务器的功能模块图。该应用服务器2包括一数据撷取模块200、一采购信息管理模块202、一采购确认模块204、一退货作业模块206、一票据付款信息管理模块208、一付款金额及付款日计算模块210、一应付帐款管理模块212、一会计记帐作业模块214及一查询模块216。
其中，该数据撷取模块200用于从外部信息系统撷取相关的资料，其可获取的外部信息系统资料包括存储于采购管理系统5中的企业采购资料、存储于库存管理系统6中的库存及采购到货或退货资料及存储于票据管理系统的企业付款资料。
采购信息管理模块202用于管理从采购管理系统5获取的采购订单信息，包括采购对象、采购金额、付款条件及付款日等内容。
采购确认模块204用于确认企业采购作业的执行，其根据数据撷取模块200从库存管理系统6获取的采购到货信息确认某项采购是否已完成。若某项采购的货物已到达并验收，则可确认该项采购的应付帐款。
退货作业模块206用于管理采购退货作业，其可根据库存管理系统6的采购退货信息进行相应作业，例如退货所涉及的退款及赔款作业等。
票据付款信息管理模块208用于管理从票据管理系统7中获取的付款信息，包括采购的预付货款信息。
付款金额及付款日计算模块210用于自动计算采购应付的金额及付款日期，采购合同往往附带有付款条件，对于较早付款的给予一定折扣，例如20日内付款给予2％的现金折扣等内容，付款金额及付款日计算模块210可根据付款条件及到期日自动计算最佳的付款额及付款日。
应付帐款管理模块212用于管理企业应付帐款信息。当库存管理系统6确认验收货物，即确认采购行为发生时，应付帐款管理模块212自动确认该采购的应付帐款，当有退货或折扣发生时，应付帐款管理模块212会对应更新应付帐款相关信息。
会计记帐作业模块214用于自动产生交易会计分录，其可根据应付帐款管理模块212对应付帐款资料的更新自动生成相应的会计分录。
查询模块216是提供给使用者查询应付帐款及相应的会计分录信息。
图3是本发明的应付帐款自动生成作业流程图。首先，应用服务器2的采购确认模块204获取库存管理系统6的采购验收信息(步骤S310)。之后，应付帐款管理模块212根据采购验收信息及对应的采购订单信息自动汇总应付帐款并产生应付帐款明细表(步骤S312)。应付帐款明细表包含所有涉及该次采购的应付款项，如应付货款、应交税金等内容。根据应付帐款明细表，应付帐款管理模块212自动产生应付凭单作为付款凭证(步骤S314)。之后，票据付款信息管理模块208根据票据管理系统7中的相关资料确认该次采购是否有预付货款(步骤S316)。如果该次采购有预付货款，则应付帐款管理模块212从应付帐款中冲销预付货款的金额(步骤S318)。如果没有预付货款或者预付货款被冲销后，采购信息管理模块202根据采购订单信息确认该次采购是否有销售折扣(步骤S320)。如果有销售折扣，应付帐款管理模块212从应付帐款中冲销销售折扣的金额(步骤S322)。如果没有销售折扣或者销售折扣被冲销后，退货作业模块206根据库存管理系统的资料确认是否有退货行为发生(步骤S324)。如果有退货发生，应付帐款管理模块212根据退货的扣款信息冲销应付帐款(步骤S326)。如果没有退货发生或者退货扣款被冲销后，应付帐款管理模块212根据所有应付帐款的冲销状况更新应付帐款明细表(步骤S328)。
参阅图4，是本发明的应付帐款结转作业流程图。首先，相关人员审核应付帐款明细表，确认相关应付帐款资料无误(步骤S410)。在应付帐款确认无误后，应用服务器2的采购信息管理模块202获取相关交易的付款条件及到期日信息(步骤S420)。然后，付款金额及付款日计算模块210根据付款条件及到期日信息自动计算最佳的付款金额及付款日期(步骤S430)。该付款金额及付款日期信息会被传递至财务部门(步骤S440)，财务部门可根据付款金额及付款日期开立相关票据。应用服务器2的票据付款信息管理模块208可及时从票据管理系统7获取票据开立信息(步骤S450)。当确认相关票据开立后，应付帐款管理模块212根据相关票据信息结转该次交易的应付帐款(步骤S460)，会计记帐作业模块214自动产生相应的会计分录(步骤S470)。