电子审查系统和电子审查方法 【技术领域】
本发明涉及一种电子审查(电子检查)系统和电子审查方法，用于审查符合ISO(国际标准化组织)的管理系统(用于开发、制造或环境等)。
背景技术
通常，由审查组织审查符合ISO的管理系统(用于开发、制造、环境等)涉及审查人员到访利用该系统的客户的公司以进行审查，并且通过在有限的时间段内从大量存储的记录中采样信息来进行审查。
在以上所述的符合ISO的管理系统的传统审计中，存在由于诸如审查人员到达审查现场所需要的时间、在该现场确认记录的同时进行审查所需要的努力和时间等因素，无法进行高质量的审查的情况。
此外，进行审查的涉及维护和管理所述系统的公司需要在审查期间使工作可用，这意味着受到审查的客户也已经承担了相当的负担。
而且，在审查组织内，当发生每一个审查时，需要分配工作人员，并且随着受到审查的客户数量的增加，实际上，在机构内部的审查人员的数量发生了减少，并且用于提高审查人员地技能和能力的教育极难安排，这证实是提高审查人员能力的阻碍。
为了解决上述的传统问题，已经设计了本发明，本发明的目的是提出一种电子审查系统和电子审查方法，其中，审查人员能够通过网络等对符合ISO的管理系统进行初步审查，而无需实际到达系统的现场，并且通过随后进行有效的现场审查，能够提供增强的审查内容和更短的审查周期。
【发明内容】
为了实现上述目的，本发明的第一方面包括：电子测试对象系统；电子审查(audit)系统；以及通信设备，用于提供在所述审查系统和所述测试对象系统之间的线路连接；其中，所述审查系统和所述测试对象系统通过所述通信设备连接，并且所述审查系统根据从所述测试对象系统发送的所需信息来审查所述测试对象系统。
本发明的第二方面包括：电子测试对象系统；电子审查系统；维护管理设备，用于维护和管理所述测试对象系统；配置传输设备，用于将所述测试对象系统的配置信息传输到所述审查系统；标识信息传输设备，用于将ID和口令传输到所述审查系统；审查序列确定设备，用于确定审查序列和创建示出了所述审查序列的序列图表；访问设备，用于利用通过所述标识信息传输设备接收到的ID和口令来访问所述测试对象系统；审查设备，用于根据所述序列图表和记录结果，审查通过所述访问设备访问的所述测试对象系统；显示设备，用于显示由所述审查设备通过审查获得的审查结果；以及判断设备，用于根据由所述显示设备显示的所述审查结果来判断审查结果的质量。
本发明的第三方面是由前述审查序列确定设备确定的审查序列，其包括由到访现场的审查人员进行的现场审查。
本发明第四方面的前述判断设备根据审查项、审查内容和由所述显示设备显示审查的结果来判断所述用于审查的系统的操作状态质量，并且将这样的状态质量记录在审查结果记录图表中。
本发明的第五方面是一种前述的测试对象系统，其中，电子管理用于定义系统行为的规则文件和进程文件的原件，并且用于记录行为的记录文件包括电子管理的记录、在纸上管理的记录，并且针对在纸上管理的那些记录，对其管理状态进行计算机化。
根据本发明的第六方面的前述维护管理设备监控外部环境的变化，并且当发生变化时，则将这样的变化反映在所述测试对象系统中。
本发明的第七方面包括以下步骤：构造用于审查的系统；维护和管理所述用于审查的系统；接收所述用于审查的系统的配置信息；确定针对所述用于审查的系统的审查序列；接收审查ID和口令，并且与所述用于审查的系统连接；以及根据所述确定的审查序列来进行对所述用于审查的系统的审查。
本发明的第八方面还包括以下步骤：显示针对所述用于审查的系统的审查结果；以及根据所述显示的审查结果来判断审查结果的质量。
在本发明中，审查组织能够从利用用于审查的组织的内部或外部，通过因特网等，对电子构造的符合ISO(国际标准化组织)的管理系统(用于开发、制造、或环境等)的操作状态进行周期性地审查。例如，利用以下的进程可以实现这样的审查。电子地构造符合ISO的管理系统。在构造过程期间，使用通用组件产品(例如StarOffice、Exchange、GroupMax、TeamWare或Explorer)，并且按照与对象介质的特征匹配的形式管理(电子管理或在纸上管理)需要管理的规则和记录(从而将能够电子地管理的项管理为电子数据，而针对更有效地在纸上管理的项，仅电子管理其管理状态)。将审查ID(具有受限的时间限制和受限访问)和口令提供给审查组织，然后，审查组织利用所提供的ID和口令访问系统，并且进行标识为初步审查项的这些记录的初步审查。在该初步审查期间，在需要向管理人员询问问题、或者文件内容或记录不清楚的情况下，可以使用视频会议和音频会议，从而进行审查，同时双方都能够访问相同的内容。然后，根据初步审查的结果来进行现场审查。
【附图说明】
图1是本发明的电子审查系统的示例结构的方框图。
图2是示出了图1所示的审查设备的示例处理流程的方框图。
图3是示出了图1所示的审查结果记录图表的示例格式的图。
图4是示出了图1所示的用于审查的系统的示例结构的方框图。
图5是示出了图1所示的用于审查的系统的维护和管理设备的示例结构的方框图。
图6是示出了图1所示的用于审查的系统的配置传输设备的示例结构的方框图。
图7是示出了图1所示的审查ID和口令传输设备的方框图。
图8是示出了图1所示的审查进程存储图表的示例格式的图。
图9是示出了审查结果显示设备9的示例结构的图。
图10是示出了图1所示的审查结果判断设备的示例处理流程的方框图。
图11是示出了图1所示的审查序列确定图表的示例处理流程图的方框图。
图12是图1所示的审查序列确定设备的示例处理流程的方框图。
图13是示出了本发明的电子审查方法的实施例的流程图。
【具体实施方式】
下面，将参考附图来描述本发明的优选实施例。图1是示出了本发明的电子审查系统的示例结构的方框图。所述电子审查系统包括：审查设备2、审查结果记录图表3、用于审查的系统4、用于审查系统的维护和管理设备5、用于审查系统的配置传输设备6、审查ID和口令传输设备7、审查序列存储图表8、审查结果显示设备9、审查结果判断设备10、审查序列确定图表11、以及审查序列确定设备12。
接下来，将更详细地描述上述的每一个设备和图表。审查设备2具有如图2所示的处理流程序列。方框2.1示出了初步审查部分的处理流程，而方框2.2示出了实际现场审查部分的处理流程。例如，通过使用从初步审查部分的审查ID和口令传输设备7接收到的审查ID和口令，利用用于审查的系统4建立访问(2.1.1)，根据来自审查序列确定图表11的指令(2.12)，判断用于审查的系统4的内容(2.13)，并且将产生的结果记录在审查结果记录图表3中(2.13)。将参考图13的步骤S5，详细描述2.2的现场审查部分。
图11示出了审查序列确定图表11，并且针对每一个公司ID、安排的审查日期、由用于管理目的的审查组织分配的审查项，包括以下类别：用于显示示出了审查顺序的审查序列、审查对象的标识符和标识文件号、示出了存储具有标识文件号的文件的地点的位置、与审查项有关的审查内容、审查结果、用于区分通过网络进行的那些审查与在现场进行的那些审查的审查类型、以及“其他”类别。
如图4所示，用于审查的系统4包括：用于确认审查ID和口令的审查ID和口令确认部分4.1；用于审查系统的访问部分4.2，用于根据来自审查设备2的指令，获取管理用于审查系统的规则和记录管理部分4.3的信息；以及用于审查系统的规则和记录管理部分4.3，用于管理与规则、记录和其他记录实体(例如，标识符、规则和记录的文件号和文件名、规则和记录的内容)有关的过去行为(操作)记录。
用于审查系统的维护和管理设备5如图5所示，并且包括外部环境变化识别部分5.5；规则更新和创建部分5.6，用于反映在规则和进程文件中外部环境的任何变化，以及创建新规则和进程文件；规则、公布和通知部分5.7，用于公布更新的规则和进程文件和新创建的规则和进程文件，以及发布这样的公布的通知；行为计划识别部分5.1，用于根据规则中公布的内容草拟年度行为计划；行为内容理解部分5.2，用于理解草拟的行为内容，并且将这些的内容打碎为特定的执行计划；行为执行部分5.3，用于执行特定的行为；以及行为记录创建和管理部分5.4，用于记录行为的结果，并且将这样的结果登记在用于审查的系统4中。
如图6所示，用于审查系统的配置传输装置6包括：用于表达用于审查的系统4的结构(参考图4)的项，例如“标识符(规则、记录)”；“管理系统说明”，用于示出是否完全地对由标识符所表示的规则或记录进行电子管理，或者可选地，由于所述项不适合于电子管理，是否只对管理状态进行电子管理；“对象文件号”，用于指定受到管理的规则、记录或实体，以及用于描述规则或记录的项。
用于审查的系统配置传输设备6包括：用于审查系统的规则和记录管理系统描述部分6.1；规则位置管理部分6.2，具有“位置”类别，用于示出在用于审查的系统内的标识符“规则”的位置，并且具有“其他属性”类别，用于示出与规则有关的相关信息(例如，示出了分布目的地的分布记录)；记录位置管理部分6.3，具有“位置”类别，用于示出在用于审查的系统4(参见图4)内的标识符“记录”的位置，并且具有“其他属性”类别，用于示出与记录有关的相关信息(例如，示出了分配目的地的分配记录)；其他实体位置管理部分6.4，具有“位置”类别，用于示出在用于审查的系统4内的标识符“其他”的位置，并且具有“其他属性”类别，用于示出与“其他”实体有关的相关信息(例如，示出了分布目的地的分布记录)；以及用于审查系统的配置传输部分6.5，用于传输与用于审查的系统有关的这种类型的结构信息。
如图7所示，审查ID和口令传输设备7包括：审查ID获取部分7.1，用于获取用于审查的ID；审查口令获取部分7.2，用于获取要与审查ID一起使用的口令；口令传输部分7.3，用于将审查ID和口令传输到执行审查的第三方组织；以及口令时间限制管理部分7.4，用于管理ID和口令的时间限制，并且通知用于审查的系统4是否能够使用特定的审查ID和口令。
如图9所示，审查结果显示设备9针对每一个审查项，按照时间顺序来显示审查结果记录图表3的内容。
如图3所示，审查结果记录图表3针对每一个公司ID、审查日期、由用于管理目的的审查组织分配的审查项，包括以下类别：用于显示示出了审查顺序的审查序列、审查对象的标识符和标识文件号、示出了存储有具有标识文件号的文件的地点的位置、与审查项有关的审查内容、审查结果、区分通过网络进行的那些审查和在现场执行的那些审查的审查类型、以及“其他”类别。将过去的审查记录全都根据相应的公司ID存储。
如图10所示，审查结果判断设备10根据由审查结果显示设备9所显示的内容，判断当前审查的结果，将审查结果记录在审查结果记录图表3中，并且还通知请求对审查结果进行审查的组织。
如图12所示，审查序列确定设备12根据审查进程存储图表8、用于审查系统的配置传输设备6和审查结果记录图表3，确定审查项、审查序列和审查内容。
审查进程存储图表8(参考图8)包括：基本规则审查进程部分8.1，用于针对在进行用于审查的系统4(参考图4)的审查中所需的那些审查项，管理法规的内容、政府命令和规范等；以及审查组织指定项和进程部分8.2，用于存储指定审查项和由审查组织通过经验累积的问题内容。
图13是示出了本发明的电子审查方法的实施例的流程图。以下根据该流程图描述了上述电子审查系统的操作。为了能够执行电子审查，用于审查的系统必须对定义系统行为的规则文件和进程文件的原件进行电子管理。此外，在记录所述行为的记录中，将可以进行电子管理的记录的原件作为电子数据管理，而将不适合于电子管理的记录的原件在纸上进行管理，而仅对管理状态计算机化。
在管理实例中，如用于审查系统的规则和记录管理部分4.3(参考图4)所示，创建了图表，其中记录了：标识符，用于对审查对象(规则或记录)进行分类；文件号，用于识别审查对象；文件名，用于使人从外部容易地审查对象的内容；实际对象实体自身(文件内容)和与该对象有关的操作(替换、删除、登记)。在产生诸如StarOffice的产品(一种N公司的产品，其利用了具有桌子、工具箱、文件夹和活页夹等的基于计算机的办公室的概念来创建虚拟的办公空间)的情况下，利用诸如办公室、工具箱、文件夹和文件的软件功能，还将该图表存储在计算机上。此外，根据用于审查的系统的尺寸和规模，该图表还可以包括多个图表(步骤S0)。
按照这种方式，由用于审查系统的维护和管理设备5(参考图5)来进行电子系统的维护和管理。外部环境(法规、政府命令、协议、规则等)经常改变。结果，外部环境识别部分5.5连续地监控发生改变的外部环境。如果在外部环境中发生了改变(例如，诸如协议的修订)，然后，规则更新和创建部分5.6发现相应的规则，并且将变化的内容反映到现有的“规则”中，并且一旦获得了批准，则用此新编辑的文件来替代在由用于审查系统的规则和记录管理部分4.3管理的标识符(规则)的图表中具有相同文件号的“规则”。
如果具有相同文件号的“规则”不存在，则添加该文件。之后，规则、公布和通知部分5.7通知需要对其通知规则改变和任何这样的改变或添加的新公布的所有部分和部门。
相反，行为计划识别部分5.1根据这些规则，草拟了年度行为计划。行为内容理解部分5.2确定行为计划的内容并草拟指定的行为内容。行为执行部分5.3进行由行为内容理解部分5.2所指定的行为内容的实际执行。
由行为计划识别部分5.1草拟的行为计划、由行为内容理解部分5.2指定的行为内容、以及由行为执行部分5.3执行的内容将由行为记录创建和管理部分5.4记录在计划文件、会议记录、报告、测试文件和规范文件等，并且新登记在由用于审查系统的规则和记录管理部分4.3管理的标识符(记录)图标中由匹配文件号标记的位置上。在登记时，如果已经存在具有相同文件号的文件，则进行替换(步骤S1)。
当在按照上述方式电子维护和管理的系统上进行审查时，将示出了用于审查的系统的配置的第一信息，例如由用于审查系统的配置传输设备6所示出的信息通过网络等传输到审查序列确定设备12(步骤S2)。
接下来，审查序列确定设备12按照图12所示的方式工作，并且审查进程检索部分12.1检索在审查进程存储图表8中所存储的基本审查进程和审查组织指定项和进程，而审查结果检索部分12.2检索在审查结果记录图表3中存储的针对正被审查的系统4的过去的审查结果。审查对象项归档和审查项和审查方法确定部分12.3确定审查项、审查内容和审查类型(在仅根据在用于审查的系统内累积的记录是否能够完成审查、或者是否需要现场对详情进行审查之间进行区分)，然后，创建针对审查序列确定图表11的审查项、审查内容和审查类型。接下来，为了阐明与审查项相对应的审查对象(规则、记录等)存在于用于审查的系统4内的所在之处，审查对象项规则和记录位置确认部分12.4根据从用于审查系统的配置传输设备6传输来的内容，填充审查序列确定图表11中的位置项，从而完成示出了针对用于审查的系统4的审查序列的审查序列确定图表11(步骤S3)。
接下来，根据审查序列确定图表11来执行审查，虽然在审查开始之前，必须建立与用于审查的系统4的连接。结果，初步审查部分2.1利用从审查ID和口令传输设备7穿过网络等传输来的审查ID和口令，经由访问建立部分2.1.1来访问用于审查的系统4。审查ID和口令确认部分4.1审查审查ID和口令的内容，如果有效，则授权访问(步骤S4)。
然后，按照以下所描述的进程来进行审查。审查设备2包括初步审查部分2.1和现场审查部分2.2，如图2所示。进行审查，从而使2.1的初步审查位于2.2的现场审查之前。在初步审查部分2.1，审查序列确定图表检索部分2.1.2从审查序列确定图表11的审查序列的项中检索与项001相对应的内容，判断审查类型是否为“网络”，如果该类型为“网络”，则根据审查对象的位置信息经由审查系统访问位置2.1.3来访问用于审查系统的规则和记录管理部分4.3，并且显示相应的内容。将显示的内容与审查序列确定图表11的审查内容进行比较，验证其有效性(2.1.A)并执行审查，然后将审查结果记录在审查结果记录图表3中。然后，执行该操作，直到审查序列确定图表11的最后项。
在初步审查期间，规则可能需要向“管理者”询问问题。此外，如果任何文件或记录的内容不清楚，则可能需要向负责文件或规则的人确认该内容。在这样的情况下，通过使用视频会议和音频会议系统，从而进行审查，同时双方都能够查看屏幕上的记录，可以提高审查审查的质量和效率，并且这样能够更为有效地进行现场审查。在这样的会议中，重要的是，审查人员和受到审查的公司雇员能够查看相同的内容。用于确定这样对信息的同等访问的适当方法的实例包括：将审查序列确定图表11中记录的“位置”传输到另一方，或者口头地向另一方通知审查对象标识符或文件号，任一种方法都提供了一种使双方能够参考相同文件或记录的方法。
在现场审查部分2.2中，审查人员行进到操作用于审查的系统4的组织的现场，检索指定为审查序列确定图表11的审查类型内的现场审查项的那些审查项、以及在2.1的初步审查期间指定为现场审查的那些项，然后通过与公司内的所需雇员协商来进行审查。将审查结果记录在审查结果记录图表3中(步骤S5)。
接下来，利用审查结果显示设备9显示来自当前审查的被审查系统4的审查结果、以及来自过去的审查的结果(步骤S6)。
然后，审查结果判断设备10利用图10所示的处理流程，根据由审查结果显示设备9按照时间顺序显示的审查项、审查内容和审查结果，判断被审查系统4的操作状态的质量。将审查结果记录在审查结果记录图表3中(步骤S7)。
之后，将作为审查结果产生的结果、说明和所需处理按照电子格式(例如，通过电子邮件)或作为硬拷贝，发送到操作被审查系统4的组织，从而完成审查过程。在接收到结果时，操作被审查系统4的组织执行所表示项的所需改善，并且执行步骤S1的处理，准备下一个审查(步骤S8)。
通常，在由第三方进行用于审查的系统的操作状态的审查的情况下，第三方行进到现场，然后，响应来自进行审查的第三方的问题，操作用于审查的系统的组织的雇员进行检索并提供能够验证所请求的内容的系统中的那些记录。然后，进行审查的第三方通过检查所提供的记录的内容并判断其质量来进行审查。
然而，根据本发明，受到审查的组织向进行审查的第三方通知用于审查的系统的操作状态，并且通过诸如网络的电子设备，向进行审查的第三方提供针对用于审查的系统的审查ID和口令和配置信息，从而使进行审查的第三方能够通过诸如网络的电子设备直接访问系统，而不必请求从操作用于审查的系统的组织的雇员处请求检索每一个记录。然后，第三方能够查看所需的规则和记录的内容。结果，尽管传统上，审查人员需要行进到操作用于审查的系统的组织的位置，并且从头开始进行系统的操作状态的审查，本发明使审查人员能够在实际行进到审查现场之前使用记录确认用于审查的系统的操作状态。由于可以预先确认用于审查的系统的操作状态，可以预先弄明白现场审查的审查内容，导致了改善的审查内容和更短的审查周期。
此外，由于操作用于审查系统的组织还在现场审查期间应对审查人员时，几乎未延长雇员的工作小时。此外，针对审查组织，由于机构内部的审查人员的比率实际上得到了提高，因此，可以分配用于学习最新的审查技术的时间。结果，受到审查的组织接收更为准确的审查，从而提高了客户满意度。
在利用StarOffice的审查组件和软件使N公司的符合ISO 14001环境管理系统完全计算机化的情况下，则当适当的认证管理机构JQA进行周期性的审查时，本发明的方法能够从远程的位置使审查得以有效地进行。
如上所述，根据本发明，审查人员可以进行用于审查的系统的初步审查，而无需离开审查组织，从而提高了审查效率。由于审查人员在机构内部进行初步审查而无需离开审查组织，在机构内部的审查人员比率实际上得到了提高，从而使审查组织能够进行教育训练，提高诸如审查人员的审查技术的素质，以便能够提高客户服务。此外，客户(受到审查的公司)能够减少在应对初步审查时所需要的雇员工作小时的数量，以及减少与审查审查有关的成本(例如，差旅费和津贴)，结果，接收到更便宜然而更高质量的审查。用于审查的电子系统具有许多实际应用，从而可以加速数字办公工作的过程。