差旅费报销系统及方法 本发明涉及一种种结合信用卡消费与企业实体差旅费报销程序的差旅费报销系统及方法。
当前企业集团纷纷朝向国际化经营的趋势下，差旅费用就诸多中大型企业而言，已占其年营运固定成本相当比例(约占公司可控制费用第三大支出，仅低于薪资及税金)。为了有效地控制管理这笔庞大费用，多数企业都订有其内部员工的差旅政策及特定制度，以期适度规范出差费用，而以企业卡或特约发卡机构信用卡支付差旅费用即为解决方案之一。
另就差旅费报销程序而言，现行模式多半需检验附加如发票、票根等大量相关单据，这样作不仅易于遗失混淆，且不论就差旅费申报人本身，或其后续主管及会计单位的签核过程，都须耗费大量时间一一核对；即使让员工如上述以企业卡或特约发卡机构信用卡支付差旅费用，但仍无法免除繁琐的存根纸面签报核对工作，故其对企业整体营运成本的耗损极为可观；且该各种大量单据的检核、传送与保存等行为，更与当前办公室力求电子化、无纸化的趋势大相违背。
因此，本发明的一个目的，在于提供一种结合信用卡消费行为与企业实体差旅费报销程序的差旅费报销系统及方法。
本发明的另一个目的在于提供一种差旅费报销系统及方法，以简化企业实体差旅费报销及其后的审核操作。
为实现上述目的，本发明提供一种差旅费报销系统及方法，该系统及方法应用在企业实体的差旅费报销系统中，该企业实体员工均具有一个员工识别码以登入该报销系统，该员工出差期间是以一个发卡机构发行的信用卡进行消费，而该信用卡包含一个对应员工识别码的信用卡识别码；
该报销系统接收来自该发卡机构的刷卡数据，并将其存储在一个刷卡记录数据库，其中每个刷卡数据都对应于一个信用卡识别码；
当员工以员工识别码进入报销系统时，报销系统即根据员工识别码从刷卡记录数据库中，搜寻出对应于该次出差期间，所有对应该员工识别码的信用卡识别码所对应的刷卡数据，以形成一个刷卡数据文件，其中每个刷卡数据文件是对应于一次出差期间地；
该员工编辑刷卡数据文件，并将编辑后的刷卡数据文件存储在刷卡记录数据库后，将由其主管确认并将该刷卡数据文件再次存储在刷卡记录数据库，而由会计系统依据确认后的刷卡数据文件支付该员工差旅费用。
为此，在差旅费报销程序中可省略大量检附单据，就差旅费申请人及其后的审核主管、会计单位等，都可以节省可观的人力资源，相对亦提升员工持特定发卡支付消费的意愿，故就发卡机构、企业实体及员工三方都受其利。
本发明的其它特征及优点，在以下配合参考附图的优选实施例的详细说明中，将可清楚地理解，在附图中：
图1是本发明的系统结构图；
图2是本发明的实施流程图；
图3是对应图2步骤76中在差旅报销系统显示的画面；
图4是对应图2步骤78中在差旅报销系统显示的画面；
图5是对应图2步骤79中在差旅报销系统显示的画面。
首先请参阅图1所示的本发明系统结构图，该系统是以设置在企业实体电脑网络服务器的差旅费报销系统1为中心，该报销系统1主要包括一个存储该企业实体员工差旅刷卡数据的刷卡记录数据库11，以及用于管理该刷卡记录数据库11的数据库管理程序12，而可以对该数据库11执行提取、编辑、存储及其它管理功能，该报销系统1另外具有多个控制模块13，以执行使用者登入数据认证、数据运算、介面整合及其它控制功能。该报销系统1与其它实体之间的关联性如下：
一、发卡机构2：它与该企业实体具合作关系，而让该企业实体员工在差旅途中都持该发卡机构2发行的信用卡21进行消费，该信用卡21实质包括如企业卡、会员卡、贵宾卡、认同卡及折扣卡等，所有作为支付交易工具的电子货币。发卡机构2的电脑系统针对该企业实体员工的刷卡数据，相对建有一个会员刷卡记录数据库22，它与设置有该差旅系统1的企业实体网络服务器间是以互联网(internet)23连接的，以即时或定时按批次将该企业实体员工在差旅途中持该信用卡21消费记录，自发卡机构2端的会员刷卡记录数据库22可经加密措施后传输到企业实体的刷卡记录数据库11。
二、员工3：通过一个终端机31(如个人电脑)经该企业实体内部网络(intranet)32，或以WAP手机、PDA(个人数位助理机)及其它上网设备登入该企业实体网站，而与该企业实体网络服务器的报销系统1连接，并经认证登入程序后，执行查询、编辑、存储其差旅持卡21消费记录等功能，其中具有特定主管资格的员工3，并可通过该系统1以确认其下属员工3报销的差旅刷卡数据文件。
三、会计系统4：其与报销系统1是通过内部网络41连接，用以将经上述特定主管确认的员工3申报请领差旅费用，经由银行转帐薪资支付系统5或其它方式发与该员工3。
利用上述基本关联结构，以下将就该企业员工3在差旅途中持卡消费而至该等金额发放之间各流程步骤，进一步详细说明：
请配合参阅上述图1及图2所示本发明差旅费报销方法流程图，当该企业实体员工3在经特定编号的某次差旅中，持发卡机构2发行的信用卡21消费，如交通购票、旅馆住宿、电话费、购买礼物、公务交际或其它私人用途支出等，如图2步骤71，该笔消费除自其消费处刷卡机通过金融信息网络连接到发卡机构2，以进行如授权认证、有效期限及消费额度检核等现行一般认证程序外，经认证成功而完成交易的该笔刷卡消费记录，将同时存储在发卡机构2针对该企业实体所设置的会员刷卡记录数据库22，如图2步骤72。上述每笔刷卡数据都对应于一个信用卡识别码，而该信用卡识别码还对应企业实体每个员工3所属的员工识别码，为此，通过各刷卡数据所含的信用卡识别码，即可对应确认该笔消费者的员工识别码，亦即确认各笔刷卡数据是由哪个员工3所消费。
上述存储在发卡机构2的会员刷卡记录数据库22，而包括各员工3在不同次差旅、时间、地点内的多笔刷卡数据，经加密后将通过互联网21(如数据专线)，即时或定时(如以每天为间隔)成批次地传输到企业实体网络服务器的报销系统1，如图2步骤73。经上述数据库管理程序12或服务器的其它管理系统将该各刷卡数据解密后，转换为企业实体内使用的特定格式而存储在刷卡记录数据库11，如图2步骤74，且其中每笔刷卡记录位址都对应于一个信用卡识别码。
当员工3结束差旅时，拟进行差旅费报销程序之际，可利用其办公室个人电脑31及内部网络32连接到报销系统1，但如果该员工3另有其它任务而短时间内无法返回办公地点，亦可通过互联网利用其它远端终端机或WAP手机、PDA等上网设备，由该企业实体网站登入该系统1，使该各款项的发放不致延误过久。员工通过个人电脑31的浏览器并配合键盘或其它输入装置，输入其所属员工识别码及对应密码，经系统1认证通过后即可进入该系统1，如图2步骤75，且该系统1并依据该员工识别码，从刷卡记录数据库11搜寻并提取对应的信用卡识别码所属所有刷卡数据，并根据前述代表各次差旅的特定编号而各汇整为一个刷卡数据文件，如图2步骤76，其格式则如图3所例示，而于每次差旅编号后还包括其起始日期、结束日期、地点、预支金额等数据。
当员工3如图2步骤77点选图3中的差旅编号，而进入图4所示的各次差旅刷卡数据细项画面后，即可就各笔刷卡数据进行编辑，如图2步骤78。以该图4为例，各笔刷卡数据包括其消费“日期”、“项目”、“币别”、“金额”、“汇率”、“信用卡付费”(预设值)、“说明”项及“删除”功能，其中“日期”及“金额”是从自刷卡记录数据库11所提取的，而“项目”、“币别”、及“说明项”由员工3填选，“汇率”项则由该系统1内预先存储的设定汇率自动带出，如果员工3希望根据不同汇率核算时，须检附证明文件。另外如果该笔刷卡数据是员工3私人用途(如图4最下列所例示的购买工具书)，则须点选该“删除”功能自报销项目中删除；反之，由于目前诸多消费地点尚不接收刷卡消费或仅接受特定发卡机构发行的信用卡，若干无法以该发卡机构2发行的信用卡21支付，而须以现金或其它发卡机构发行的信用卡消费的公务项目，亦可在图4中最上列(其实际列数可视需要增加)填入后，选取最右侧的“新增”功能而加入报销项目中。
一旦员工3完成图4中各次差旅刷卡数据细项的编辑后，报销系统1即将该各数据以日期为列，交通费、杂费、住宿费等等为行分别予以汇总，而显示如图5上半部所例示的差旅费用报销明细表，并配合对应该次差旅编号而存储在系统1的预支金额，进一步核算须实际给付该员工3的差旅费用，或该员工3须退回的预支金余额，即如图5下半部表格所示。当员工3就该页画面内容确认无误，点选最下方“送出”选项后，即可将经其编辑的刷卡数据文件重新存储在刷卡记录数据库11，如图2步骤79。
而后，报销系统1的控制模块13将通过内部网络32通知该员工3的特定主管，提示其登录进入该系统1后，浏览检视经该员工3编辑并存储的刷卡数据文件，经确认无误后将该等刷卡数据文件再次存储在刷卡记录数据库11，如图2步骤80。上述确认程序中，该员工3所请领的若干特定项目检验附加相关单据数据，如交际费须附客户名单等，提供主管认定核可。系统1的控制模块13在接获该主管再次存储的刷卡数据文件后，即通过内部网络41将该等刷卡数据文件传送到该企业实体的会计系统4，将经上述主管确认的员工3申报请领差旅费用，经该企业实体的银行转帐薪资支付系统5汇入员工3银行帐户，或采人工或其它方式发放，如图2步骤81。经会计系统4结算的各笔刷卡数据文件，在刷卡记录数据库11自动删除前(如图2步骤83)，并可进一步利用相关应用软件汇整分析，如图2步骤82，以助该企业实体经营者掌握其员工3差旅费用支付状况及趋势，并提供与相关消费服务厂商议价折扣的有力具体数据。
利用由上述系统结构及其执行流程，本发明的差旅费报销系统及方法，相较现有企业信用卡消费及差旅费报销模式，具有下述显著优点：
一、简化差旅费报销手续：员工3请领的各笔差旅费刷卡数据中，其诸多数据都可以通过网络而由发卡机构2提供，而无须该员工3就每笔消费金额检附相关纸本单据，且配合差旅系统1的自动计算汇整功能，不仅明显简化员工3报销手续，其主管及会计单位的校核时间亦相对缩减，故其企业整体节省的人力资源将甚为可观，更为当前办公室无纸化及企业电子化必然趋势。
二、提高单一企业信用卡使用率：由于使用与企业实体配合的发卡机构2发行的信用卡21消费，可简化其后的差旅费申报程序，其员工3持该卡21支付消费的意愿自然大为提升，而就发卡机构2而言当然也非常欢迎，再就企业实体而言，不仅可落实其推行企业实体单一信用卡21的美意，亦可进一步与发卡机构2争取更优惠的合作条件，故可产生企业实体、员工3及发卡机构2三方皆赢的利基。
但是，上述结合附图的说明，仅是本发明的实施例而已，并非为了限定本发明的保护范围；凡是熟悉该项技术的人士，其根据本发明的特征范畴所为的其它等效变化或修饰，都应涵盖在以下本发明的权利要求书的范围内。
在本发明的申请文件中包含的元件标号具有以下含义：
1差旅费报销系统 11刷卡记录数据库
12数据库管理程序 13控制模块
2发卡机构 21信用卡
22会员刷卡记录数据库 23互联网
3员工 31终端机
32内部网络
4会计系统 41内部网络
5薪资支付系统