用于处理表单的信息处理装置和方法.pdf

提供一种用于处理表单的信息处理装置和方法，该信息处理装置和方法能够处理定义有字段且每个字段含有记录数据的表单数据。该方法包括当输入打印和断开改变指令时，从包含在表单数据的字段中指定至少设置有一个断开的字段。该方法还包括从操作者获取用于对所指定的至少一个字段改变断开设置的改变指令，以及在设置有断开设置的字段中，在发生数据断开的位置处插入断开指令。

1.  一种信息处理方法，用于处理定义有多个字段的表单数据，该字段含有记录数据，该信息处理方法包括：
当输入打印和断开改变指令时，指定设置断开设置的字段；
从操作者获取用于对至少一个所指定的字段改变断开设置的改变指令；以及
在设置断开设置的字段中，在发生数据断开的位置处插入断开指令。

2.  根据权利要求1所述的信息处理方法，其特征在于，该信息处理方法还包括在显示屏幕上显示每个所指定的字段。

3.  根据权利要求2所述的信息处理方法，其特征在于，在显示屏幕上，响应于用于从所显示的字段中选择特定字段的指令的输入，设置要对其断开设置进行设置的字段。

4.  根据权利要求1所述的信息处理方法，其特征在于，当在所指定的字段中存在包含空的字段时，对于包含空的记录数据，空数据被假定为与非空记录数据相同的数据，插入断开键。

5.  根据权利要求1所述的信息处理方法，其特征在于，该信息处理方法还包括显示用于询问操作者是否输入改变指令的对话框。

6.  一种信息处理装置，用于处理定义有字段的表单数据，该字段含有记录数据，该信息处理装置包括：
指定单元，用于当输入打印和断开改变指令时，指定设置至少一个断开的字段；
获取单元，用于从操作者获取用于对至少一个所指定的字段改变断开设置的改变指令；以及
插入单元，用于在设置断开设置的字段中，在发生数据断开的位置处插入断开指令。

7.  根据权利要求6所述的信息处理装置，其特征在于，该信息处理装置还包括用于在显示屏幕上显示由指定单元所指定的字段的显示单元。

8.  根据权利要求7所述的信息处理装置，其特征在于，在获取单元中，在显示字段的屏幕上，响应于用于从所显示的字段中选择特定字段的指令的输入，指示要对其断开设置进行设置的字段。

9.  根据权利要求6所述的信息处理装置，其特征在于，当在由指定单元指定的字段中存在包含空的字段时，对于包含空数据的记录数据，空数据被假定为非空记录，插入断开键。

10.  根据权利要求6所述的信息处理装置，其特征在于，该信息处理装置还包括用于显示询问操作者是否输入改变指令的对话框的显示单元。

11.  一种计算机可执行可读介质，该计算机可执行可读介质含有用于处理定义有字段、且该字段含有记录数据的表单数据的计算机可执行指令，该计算机可执行可读介质包括：
计算机可执行指令，用于当输入打印和断开改变指令时，指定设置至少一个断开的字段；
计算机可执行指令，用于从操作者获取用于对至少一个所指定的字段改变断开设置的改变指令；以及
计算机可执行指令，用于在设置断开设置的字段中，在发生数据断开的位置处插入断开指令。

用于处理表单的信息处理装置和方法
技术领域
本发明涉及一种使用例如表单(form)的打印系统。
背景技术
已知一种系统，在该系统中，预先创建表示表单部分的表单数据，数值和字符串的数据覆盖在该表单数据的预定位置，并被打印和显示。而且，已知一种用于在字段的中间设置断开键(breakkey)的技术(参见日本特开2000-222497号公报)。
存在另一种已知技术，在该技术中，当指定了记录的所期望的列并且在该指定列的记录中发生数据改变(连续记录的断开)时，插入例如换行符(line break)的断开(break)；当在未指定的列的记录中发生数据改变时，不插入断开(日本特开平07-175870号公报)。
在本实施例中，假定当与存储在数据库中并排列为AAAABBBBCCCC的字段相对应的记录数据改变时，在AAAA/BBBB/CCCC的每个“/”的位置处发生记录数据的改变。
然而，在相关技术中，对每个表单断开项的设置是固定的。为此，作为用于在插入分页符(page break)和不插入分页符之间进行切换、以及对其进行显示或打印的方法，需要创建重复的表单，在该重复的表单中只有断开设置是不同的。例如，当期望以部门(department)为单位和以组(section)为单位创建姓名列表时，需要创建对“组”设置断开的表单和对“部门”设置断开的表单，这是低效率的。而且，需要用户有意识地指定表单，给用户造成负担。
可选地，作为另一种方法，已知一种仅抽出要显示或打印的数据而不开始新的页的技术。然而，在每次进行显示或打印时再次改变抽出条件会耗费时间和精力。
另一个缺点是当进行打印时，设置有断开的字段不能动态地且灵活地改变。另一个问题是当进行打印时，作业可能被分开，并且一个作业可能被另一个作业中断。又一个缺点是当设置有多个断开时，在高次断开(例如部门断开)和低次断开(例如组断开)之间发生断开设置竞争。
发明内容
本发明克服了前述缺点。
本发明的一个特征在于无需创建断开设置不同的重复的表单，能对表单进行有效率的管理。
本发明提供一种信息处理方法，该信息处理方法能处理定义有字段的表单数据，每个该字段是具有多个记录数据的字段，该信息处理方法包括：指定步骤，当输入打印指令和断开改变指令时，指定至少设置有一个断开的字段，该字段包含在表单数据中；从操作者获取用于对在指定步骤中指定的至少一个字段改变断开设置的改变指令；以及在设置有断开设置的字段中，在发生数据断开的位置处插入断开指令。
本发明还提供一种信息处理装置，用于处理定义有字段的表单数据，该字段含有记录数据，该信息处理装置包括：指定单元，用于当输入打印和断开改变指令时，指定设置有至少一个断开的字段；获取单元，用于从操作者获取用于对至少一个所指定的字段改变断开设置的改变指令；以及插入单元，用于在设置有断开设置的字段中，在发生数据断开的位置处插入断开指令。
本发明还提供一种计算机可执行可读介质，该计算机可执行可读介质含有用于处理定义有字段、且该字段含有记录数据的表单数据的计算机可执行指令，该计算机可执行可读介质包括：计算机可执行指令，用于当输入打印和断开改变指令时，指定设置有至少一个断开的字段；计算机可执行指令，用于从操作者获取用于对至少一个所指定的字段改变断开设置的改变指令；以及计算机可执行指令，用于在设置有断开设置的字段中，在发生数据断开的位置处插入断开指令。
通过下面结合附图的说明，本发明的其它特征和优点将变得显而易见，在全部附图中，相同的附图标记表示相同或相似的部分。
附图说明
包含在说明书中并构成说明书的一部分的附图示出了本发明的各实施例、特征和方面，并与说明书一起用来解释本发明的原理。
图1是示出在本实施例中运行的计算机的整体示意性结构的框图。
图2示出将程序加载到图1中的RAM的存储映像地例子。
图3示出表示图1中的FD内的数据的示意性存储映像。
图4示出根据本发明第一实施例的示意性处理的流程的流程图。
图5示出用于分析表单的示意性处理的流程的流程图。
图6示出断开的属性对话框窗口的例子。
图7示出根据本发明实施例的示意性处理的流程的流程图的例子。
图8示出根据本发明另一实施例的示意性处理的流程的流程图。
图9A和9B示出表单和数据的例子。
图10A和10B示出当使用本发明时的输出结果的例子。
图11A和11B示出纸文档表单的例子。
图12示出当在断开属性对话框窗口中指定字段断开时的示意性处理流程。
图13示出用于改变具有更高优先级的字段的断开指定的属性对话框窗口的例子。
图14示出程序403的设置对话框的例子。
具体实施方式
现在将参考附图来详细说明本发明的各实施例、特征和方面。
第一实施例
图1是示出根据本实施例运行的计算机的整体示意性结构的框图。附图标记202表示用作CPU 200的主存储器、工作区等的RAM。CPU 200执行控制，以便执行存储在HD(硬盘)205等中的应用程序、打印机驱动程序、OS、网络打印机控制程序等，将执行程序所需的信息、文件等临时存储在RAM 202中。在ROM201中，存储例如基本I/O程序的程序、以及例如用于文档处理的字体数据和用于模板的数据的各种数据。
附图标记203表示能够将存储在介质204上的程序等加载到计算机系统的外部存储驱动器。附图标记204表示存储有在本实施例中所说明的程序和有关数据的介质。所存储的内容的结构在图3中示出，在说明书的后面将更详细地讨论图3。如上所述，附图标记205表示存储应用程序、打印机驱动程序、OS、控制程序以及有关程序的HD。附图标记206表示用户用来将装置控制命令的输入等指示给客户计算机的键盘。附图标记207表示用于显示从键盘206输入的命令、打印机的状态等的显示器。附图标记208表示系统总线，其集中控制客户计算机内的数据流。附图标记209表示网络接口(此后称为“I/F”)，其是用于连接网络例如局域网(LAN)、广域网(WAN)、因特网等的通信接口。
图2示出在根据本发明的程序被加载到RAM 202并是可执行的情况下的示意性存储映像300。附图标记301表示基本I/O程序，其是装入具有IPL(initial program loading，初始程序加载)功能的程序的区域，通过该程序，当接通控制装置的电源时将OS从HD 205读入到RAM 202中，并且OS开始运行。附图标记302表示OS。控制程序被加载到区域303，有关数据被加载到区域304。用于CPU 200执行程序的工作区被分配在区域305中。
在本实施例中，说明如下例子，在该例子中，程序和有关数据被直接从介质204加载到RAM 202中并执行该程序。此外，在每次从介质204运行根据本发明的程序时，可以从HD 205将程序加载到RAM 202。而且，用于记录根据本发明的程序的介质可以是FD、CD-ROM、DVD、以及IC存储卡等。另外，可以以如下方式将根据本发明的程序记录在ROM 201中，以便形成存储映像的一部分并直接由CPU 200执行。
在图3中，附图标记400表示存储在介质204或HD 205上的数据内容，其被加载到RAM 202中并由CPU 200来执行。附图标记401是表示数据的信息的卷信息(volume information)。附图标记402表示目录信息。附图标记403表示在本实施例中说明的程序。附图标记404表示程序的有关数据。程序403基于图4到图12中所示的本程序的流程图进行程序编码。
例如，当将数据覆盖到具有表的格式的图形的表单中时，以如下方式形成该表，以便在第一行显示由例如部门、组、以及姓名的项目组成的字段列，在该字段列的下面排列有由对应于每个字段的数据组成的多个数据序列。在该表中，当期望进行某种总计(totaling-up)处理时，进行项目的设置。例如，当期望对每个部门创建姓名列表时，作为用于限定处理范围的项目(也称作“断开项”)，设置“部门”。然后，“部门”相同的数据序列被抽出。然后，通常，在该位置设置分页符以作为用于打印的定界符(delimiter)。其结果是，可以将针对每个“部门”划分人员的姓名列表作为单独的页面进行显示或打印。
本实施例中的术语“断开”是指当切换记录在记录中的值的单位时，用于在包含多个记录数据的字段中插入换行符或分页符的处理本身。例如，在多个字段列中，当特定字段被设置为关键字时，垂直搜索该字段，当识别出实际上不相同的值(可以设置为空(null)以便将其排除)时，可以将换行符键或分页符键作为断开键插入在紧接着该不相同的值所位于的记录的前面。
图4示出本发明的实施例的示意性打印处理的流程。通过断开设置处理(未示出)，用户在表单中预先设置要设置断开的“候选项”。存储在HD 205中的程序403(表单应用程序)可以加载到RAM 202中，并且可以由CPU 200来执行。对图5、图7、以及图8应用同样的处理。
当从用户或从其它程序输入表单读取指令或打印指令时，开始该处理，程序403读取表单并分析该表单(步骤501)。该表单分析的流程在图5中示出，并在下面说明。
参考图5，程序403抽出表单中的全部字段并将其存储在RAM202中(步骤601)。为了判断是否存在字段，程序403依次检查所存储的字段(步骤602)。当在步骤602存在字段时，判断在该字段中是否设置有断开(步骤603)。当在步骤603中判断为设置有断开时，程序403将该字段添加到断开设置字段列表(步骤604)。然后，程序进入下一个所抽出的字段(步骤605)。当在步骤602中判断为没有未处理的字段时，完成并结束表单分析处理。
返回来参考图4，程序403判断是否有被添加到断开设置字段列表的字段(步骤502)。当在步骤502判断为存在被添加的字段时，在对话框窗口中显示该字段(步骤503)。
图6示出当读取图9A的表单1001时(当预先在该表单1001中的每个部门、组、以及姓名中设置有断开时)，断开的属性对话框窗口的例子。在属性对话框窗口701中，显示被添加到断开设置字段列表的字段704。附图标记702表示能选择“指定断开”或“不指定断开”的下拉列表，可以在每个所显示的字段中进行选择。在断开设置字段列表中，按照高断开优先级的降序来存储字段。在属性对话框窗口701中，以所保持的优先级来显示字段704。
在本实施例中，说明了利用下拉列表进行选择的例子。该例子并不局限于本方法，可以使用能选择另一断开指定的方法。在选择上述指定后，当按下按钮703时，程序403存储上述指定并开始打印处理(步骤504)。在步骤504-1中，获取第一个存储的字段。
程序403接着进行关于断开指定的判断(步骤505)。当已进行了断开指定时，程序403在表单内的字段中设置断开(步骤507)。当没有进行断开指定时，程序403释放该断开(步骤506)。对全部字段重复上述步骤。接着，程序判断是否已到达最后的字段(步骤508)。如果程序403判断为尚未到达最后的字段，则在步骤508-1中获取下一个字段，处理进入步骤505。当已到达最后的字段时(步骤508中的是)，则执行打印和绘图处理(步骤509)。该处理结束。
图12示出当在属性对话框窗口701中指定字段断开时的示意性处理流程。在步骤503中显示的属性对话框窗口701中，当用户指定特定字段断开时(步骤1301)，程序403判断是否有优先级高于该字段的优先级的字段(步骤1302)。当在步骤1302中存在具有更高优先级的字段时，程序403判断是否已指定该具有更高优先级的字段断开(步骤1303)。如果不存在具有更高优先级的字段(步骤1302中的否)，则处理结束。
当在步骤1303中判断为未指定具有更高优先级的字段断开时，程序403设置用于确认设置的标志(步骤1304)，并将该标志保持在RAM 202中。在步骤1305，程序403判断是否存在另一具有更高优先级的字段。如果存在，则处理返回到步骤1303；如果不存在，则处理进入步骤1306。
在步骤1306中，程序403判断保持在RAM 202中的用于确认设置的标志是否已被设置。当判断为已设置了该标志时，显示设置确认屏幕(未示出)，向用户确认是否应该对该具有更高优先级的字段进行断开指定。如果没有打开该设置确认标志(步骤1306中的否)，则处理结束。
当用户在步骤1307中在设置确认屏幕(未示出)上选择在具有更高优先级的字段中发生断开时，程序403改变该具有更高优先级的字段的断开指定(步骤1308)。当用户选择在该具有更高优先级的字段中不发生断开时(步骤1307中的否)，程序403不执行操作，该处理完成。
图13示出属性对话框窗口1401的另一个例子(与图6所示的相似)，通过该窗口，当对具有更低优先级的字段进行断开指定时，改变具有更高优先级的字段的断开指定。当在下拉列表中指定断开发生在“组”中(参见附图标记1403)并且用户在设置确认屏幕上选择在具有更高优先级的字段中发生断开时，程序403将属性对话框窗口1401的“部门”的断开从“不指定断开”(参见附图标记1402)改变为“指定断开”(参见附图标记1408)。在上述指定后，当按下按钮703时，执行与步骤504和后续步骤相同的处理。
在该实施例中，说明了利用下拉列表进行选择的例子。本实施例并不局限于该方法，还可以使用能选择断开指定的其它方法。而且，在本实施例中，说明了如下例子，在该例子中，显示设置确认屏幕，并且用户在具有更高优先级的字段中选择“指定断开”或“不指定断开”。可选地，可以不显示设置确认屏幕而自动对具有更高优先级的字段指定断开，或者具有更高优先级的字段不能被改变。
图10A和10B示出利用并打印图9A的表单1001和图9B的数据文件1002的结果的例子(假定事先在表单1001中的每个部门、组、以及姓名中设置有断开)。数据文件1002可以是任意适合的格式(例如，CSV格式)，并且可以从数据库等获取数据。
图10A示出在属性对话框窗口701中，对“部门”指定断开、对“组”和“姓名”未指定断开的结果的例子。1101是对应于业务部的页，1102是对应于会计部的页。图10B示出在属性对话框窗口701中，对“部门”和“组”指定断开、对“姓名”未指定断开的结果的例子。1103是对应于业务部的第一组的页，1104是对应于业务部的第二组的页。1105是对应于会计部的第一组的页，1106是对应于会计部的第二组的页。
第二实施例
在上述实施例中，在表单中预先设置断开。可选地，可以在打印时指定断开而无需事先设置断开。图7示出本实施例的流程，图14示出用于预先为程序403选择设置的屏幕1501的例子。这里，屏幕1501可以包括打印机选择框1502、可变打印选择框1403、改变断开设置框1404、用于输入份数的框1405、确认键1406、以及取消键1407。
首先，如图14所示，操作者输入所期望的设置。在本例子中，当选择了断开设置改变框1404时，使操作者能指示程序403是否改变以前为表单数据设置的断开设置。
当操作者通过按下“OK”按钮1406指示打印操作时(图14)，开始图7所示的处理。在步骤800，程序403判断是否已通过勾选复选框1404输入了断开改变指令。如果程序403在步骤800判断为未输入断开改变指令(在步骤800为否)，则程序403处理用于打印的输入数据，而不改变设置在用于打印的数据中的断开设置(步骤809)。在步骤809之后，该处理结束。
如果程序403在步骤800判断为已输入了断开改变指令(在步骤800为是)，则程序403执行步骤801。这里，程序403读取并分析表单，抽出表单内的全部字段(步骤801)，并显示对话框窗口701(步骤802)。在对话框窗口701中，显示全部字段704。附图标记702表示能选择“指定断开”或“不指定断开”的下拉列表，可以在全部所显示的字段中的每一个中进行选择。在本实施例中，说明了利用下拉列表进行选择的例子。本例子并不局限于该方法，可以使用能选择另一断开指定的方法。在选择了上述指定后，当按下按钮703时，程序403存储上述指定并开始打印处理(步骤803)。步骤803和后续步骤与第一实施例中的图4的步骤相同，因而省略其说明。
在本实施例中，给出了当打印通过将OCR(optical characterreader，光符阅读机)应用到纸文档的表单而创建的数据时，对断开进行判断的方法的说明。例如，当相同的字段值(在本实施例中为“发票日期(invoice date)”)在图11A和11B所示的纸文档表单中连续时，存在两种情况：在图11A中，在每行中写入值；在图11B中，在值相同的情况下写入空(null)。
对于图11A的纸文档表单1201，在字段的值被改变的位置处指定断开，这与第一实施例中的相同。对于图11B的纸文档表单1202，假定“当字段的值为空时，使其与前一行的值相同”。即，如果字段值存在，则存储该值。如果字段值为空，则执行用于将所存储的值设置为字段值的处理。对于发票日期，可以提供隐藏发票日期字段，并执行处理。
图8示出根据本发明的前述实施例的示意性处理的流程。程序403分析纸文档表单1202的字段的数量并存储该数量(步骤901)。接着，获取每个字段的第一个值，将其存储在RAM 202的隐藏发票日期的字段区中(步骤902)，并生成该值作为数据(步骤903)。处理进入下一行(步骤904)，进行检查以判断每个字段的值是否为空(步骤905)。
当在步骤905中判断为该字段为空时，程序403从RAM 202获取以前存储的字段的值(步骤907)以生成数据，并将该数据存储在隐藏发票日期字段中(步骤908)。当在步骤905中判断为发票日期的字段不为空时，获取该值。所获取的值改写隐藏发票日期字段中的以前存储的值，在RAM 202中存储该值(步骤906)，生成数据(步骤908)。
然后，判断是否到达最后一行(步骤909)。如果未到达，则处理返回步骤904。当完成了直到最后的字段的处理时，将例子添加到图11B的数据，即，添加隐藏发票日期字段1209。与发票日期字段1203的值相等的值被写入到该隐藏发票日期字段1209。该隐藏发票日期字段用来判断插入断开的必要性。实际打印的是发票日期字段1206，不在纸上打印隐藏发票日期字段1209。
当到达最后一行时，基于在上述步骤中生成的数据开始打印处理(步骤910)。步骤910与在第一实施例中说明的处理(图4)或在第二实施例中说明的处理(图7)相同。忽略发票日期字段1206的断开设置，基于在上述处理中形成的隐藏发票日期字段1209来判断断开设置。使用图4和图7作为处理的例子。这里，在步骤504-1、508-1、803-1、以及807-1中处理隐藏发票日期字段1209。还需要指出的是，在上述实施例中，以列为单位来定义字段(垂直)，但是可以以行(水平)为单位来定义。
如上所述，在本实施例中，公开了一种能处理包含如下字段1207的表单数据的方法，其中该字段1207含有多个记录数据，即图11A和11B的字段1203～1209中的每个记录数据1211。在该方法中，公开了以下内容：程序403，用于根据打印指令来分析表单并执行用于指定能设置断开的字段的处理(图4中的步骤503)；用于指定如下字段的处理，在该字段中从由程序指定的字段中指示了断开设置(图4中的步骤504)；以及用于在由断开设置指令指定的记录数据的字段中发生记录数据改变的位置处插入断开指令的处理(图4中的步骤507)。
在图4的步骤503中，在显示屏幕207上显示所指定的字段。在显示有所显示的字段的屏幕(图6)上，通过下拉列表702来执行用于从所显示的字段中选择指定字段的指令，以便响应于按钮703的按下在所指示的字段中指示断开设置。
还说明了如下实施例，在该实施例中，作为在图8的步骤907中以存储在字段值中的内容为空的字段值来进行代替的结果，当所指定的字段包含空时，对于包含空作为数据的记录，假定空数据与紧接着的前一非空记录中包含的数据相同，插入断开键。
其它实施例
本实施例中的图5、图4、图7、以及图8所示的处理根据可以外部安装的程序由每个装置来执行。在这种情况下，本发明甚至可应用于如下情况：将含有程序的信息组从存储介质例如CD-ROM、闪速存储器、以及FD、或者通过网络从外部存储介质提供给计算机。
可以通过将存储用于实现上述实施例的功能的软件程序代码的存储介质提供给系统或装置来实现本发明。即，可以通过使系统或装置的计算机(中央处理单元(CPU)或微处理单元(MPU))读取存储在存储介质中的程序代码并执行该程序代码来实现本发明。
在这种情况下，从存储介质读出的程序代码本身实现上述实施例的功能，存储程序代码的存储介质能实现本发明。提供程序代码的存储介质的例子包括：软盘、硬盘、光盘、磁光盘、DVD、CD-ROM、磁带、非易失性存储卡、ROM、以及EEPROM。
而且，除了由所读出的在计算机上执行的程序来实现上述实施例的功能之外，可以通过运行在计算机上的操作系统基于程序的指令执行部分或全部实际处理来实现上述实施例的功能。而且，可以通过将从存储介质读取的程序写入到插入计算机的功能扩展板、或与计算机连接的功能扩展单元的存储器，之后运行在计算机上的OS基于该程序的指令执行部分或全部实际处理来实现上述功能。
在不脱离本发明的精神和范围的情况下，可以做出本发明的很多明显不同的实施例，但应当理解，除了在权利要求书中定义以外，本发明不局限于具体实施例。